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O que é Secretária Virtual?
Secretária virtual, Secretária Remota ou Assistente Virtual trata-se de uma profissional responsável pelo atendimento remoto e compartilhado de clientes.
Além do atendimento telefônico receptivo e da realização de ligações ativas em nome de uma empresa ou de um profissional liberal, uma secretária virtual também pode atuar dando apoio à tarefas administrativas, tais como:
- Gerenciamento de e-mail;
- Controle de agendamentos;
- Atividades comerciais e financeiras.
Entre outras tarefas como comentaremos mais a frente.
Como surgiram os serviços de Secretária Virtual?
Os serviços de Secretária Virtual surgiram no hemisfério norte e foram trazidos para o Brasil em 2009, quando a Prestus foi a pioneira a oferecer serviços de atendimento virtual compartilhado e se tornando, hoje, a primeira e maior empresa de Secretárias Virtuais Compartilhadas do Brasil, atendendo mais de 500 empresas-clientes por todo território nacional.
As atividades de uma secretária virtual foram introduzidas no mercado como uma alternativa para empreendedores e profissionais liberais que estavam iniciando um negócio e precisavam de apoio na realização de atividades secretariais, como: atendimento telefônico e tarefas administrativas, mas que não podiam investir financeiramente na contratação de uma profissional interna.
Nesse contexto, uma secretária virtual tornou acessível às micro, pequenas e médias empresas os mesmos serviços de uma secretária interna, com a diferença de que a secretária virtual viabilizou o trabalho remoto, consequentemente, reduzindo custos de infraestrutura, de equipamentos e de contratação.
O que faz uma Secretária Virtual?
Uma secretária virtual, assistente virtual ou secretária remota, presta serviços de maneira compartilhada, por um custo mensal pré-definido ou variável, de acordo com a alocação de horas.
Dentre as atividades de uma secretária virtual, destaca-se:
- Realização de ligações ativas em nome da empresa ou de um profissional.
- Atendimento receptivo a clientes de maneira personalizada.
- Execução de tarefas administrativas.
- Gerenciamento de e-mails e correspondências.
- Pesquisa de Fornecedores e Gerenciamento de Contas a Pagar
- Atividades de cobrança (Contas a Receber)
- Acesso e monitoramento do WhatsApp.
Em síntese, uma secretária virtual é responsável por quase tudo que uma Secretária interna seria responsável, com a diferença de que ela está alocada remotamente à empresa, como comentamos anteriormente.
Na Prestus, a contratação de uma equipe de secretárias virtuais se dá por meio de um plano mensal. Para saber mais, visite nossos Planos.
Por que contratar uma secretária virtual?
Uma das principais razões para contratar uma secretária virtual é a redução de custos, como:
- Redução de custos trabalhistas, pois ela não se trata de uma colaboradora contratada em regime CLT pela empresa, empreendedor ou profissional liberal, portanto a secretária virtual atua como uma prestadora de serviços.
- Redução de custos de infraestrutura, pois ela não necessita de um espaço físico e de equipamentos para trabalhar, visto que ela já possui esses recursos (como mesa, cadeira, computador ou notebook, periféricos, telefone) e estará atuando remotamente.
Além disso, uma secretária virtual permite que empreendedores e profissionais possam se dedicar às suas funções sem que, por exemplo, eles sejam constantemente interrompidos pelo atendimento telefônico, possibilitando assim que haja uma maior produtividade na rotina executiva.
Já o cliente que é atendido pela secretária virtual, tem uma maior disponibilidade de atendimento, com uma abordagem profissional e consegue resolver suas solicitações de forma rápida por meio do atendimento telefônico, um canal tradicional de atendimento, mas importantíssimo para que clientes e empresas consigam se comunicar de forma ágil e direta.
Ter mais autonomia, ser mais produtivo e não perder oportunidades vindas do atendimento ao cliente são alguns sonhos dos empreendedores, que hoje podem se tornar realidade, pois as secretárias virtuais podem garantir o atendimento de clientes e potenciais clientes onde e quando eles precisarem, visto que existem profissionais que atuam em 2º e 3º turno de trabalho, como é no caso da Prestus.
Principais atividades de uma Secretária Virtual da Prestus
Como vimos, uma secretária virtual pode atuar para melhorar a pré e pós-vendas, em atividades secretariais e para garantir atendimento 24 horas, permitindo que nenhuma oportunidade seja perdida após o horário comercial.
Além disso, a secretária virtual pode se tornar um verdadeiro cartão de visitas da empresa, pois o atendimento é um dos principais fatores para a decisão final dos consumidores.
Afinal, a primeira impressão é a que fica, não é mesmo?! No atendimento isso não é diferente!
A primeira impressão que o potencial cliente terá sobre o seu negócio no atendimento, certamente, influenciará na sua decisão para continuar ou não interagindo com a empresa.
Dentre as principais atividades desenvolvidas por uma secretária virtual da Prestus, destacam-se:
- Atendimento receptivo, a partir de um script de atendimento personalizado para a empresa.
- Realização de ligações ativas, em nome da empresa, que também ocorrem a partir de um script de atendimento personalizado.
O time da Prestus faz uso de sistemas completos de atendimento e tecnologia, que garantem:
- O registro e gravação de todas as chamadas;
- A abertura de tickets para TODOS os leads que ligam para a sua empresa;
- Uma série de funções de telefonia (encaminhamento, URA/Menu de Voz, transferências, Siga-me, números em outras cidades, etc…);
- Diversos relatórios de atendimento, disponíveis na Área de Clientes.
Como contratar uma secretária virtual?
Inicialmente, o ideal é que você procure por uma empresa que saiba identificar a sua necessidade, que seja especializada em secretárias virtuais e possa descobrir o perfil adequado para o atendimento da sua empresa.
A Prestus fornece os serviços de Secretárias Virtuais Compartilhadas, há mais de 10 anos, garantindo a efetividade no atendimento personalizado, além de oferecer os melhores planos e atendimento 24 horas.
Em quais segmentos uma Secretária Virtual pode atuar?
Os serviços de uma secretária virtual estão disponíveis para diversos segmentos, para profissionais liberais, empreendedores e para empresas de todo porte, mas especialmente às PMEs.
Uma única secretária virtual pode atuar para os mais diversos segmentos, como:
- Secretária Virtual para Advogados
- Secretária Virtual para Médicos
- Secretária Virtual para Clínicas
- Secretária Virtual para Consultórios
- Secretária Virtual para Empresas prestadoras de serviços
- Secretária Virtual para Empresas de tecnologia
- Secretária Virtual para Profissionais liberais
- Secretária Virtual para Consultores
- Secretária Virtual para Corretores e Representantes
- Secretária Virtual para Agências de marketing e eventos
- Secretária Virtual para e-commerce
- Secretária Virtual para lojas físicas e redes de varejo
- Entre outros
Benefícios de contratar uma Secretária Virtual
1. Redução de Custos
Como comentamos, ao contratar uma secretária virtual, você não precisará se preocupar com questões relacionadas à RH, treinamentos, encargos trabalhistas, infraestrutura, tecnologia e equipamentos, pois essa profissional ou empresa especialista no serviço já dispõe de todos esses recursos, de conhecimento e experiência na área.
2. Atendimento humano personalizado
A secretária virtual presta atendimento telefônico humano, o que é uma ótima estratégia para promover uma experiência única e fidelizar clientes.
Além do telefone ser um canal de contato direto com a empresa, ele permite que clientes e potenciais clientes tenham interações mais completas e mais agilidade para resolver suas solicitações.
Auxiliado pelo atendimento personalizado da secretária virtual, é possível proporcionar um melhor relacionamento entre empresa x cliente, agregando valor à experiência de quem está do outro lado da linha.
3. Mais produtividade e otimização de tempo
Dedique-se somente às suas tarefas executivas e deixe que as atividades administrativas e o atendimento telefônico sejam realizados pela Secretária Virtual. Além de ter conhecimento e experiência nestes serviços, ela contribuirá para que você não seja interrompido constantemente.
Onde quer que você ou o seu cliente esteja, ela estará disponível.
4. Maior disponibilidade de atendimento
Que a verdade seja dita, ninguém gosta de ficar ligando várias vezes para um lugar até ser atendido, não é mesmo?
Uma secretária virtual possibilita uma maior disponibilidade de atendimento, que desperte confiança e segurança dos seus potenciais clientes e clientes, agregando mais credibilidade para o atendimento do seu negócio.
5. Mais autonomia
É comum que empreendedores e profissionais liberais se vejam “amarrados” a um número fixo ou móvel, afinal muitas vezes eles estão externos à empresa, escritório, estão em reuniões ou prestando atendimento ao cliente, mas o mundo à sua volta não para!
A secretária virtual contribui para que, onde quer que você esteja, sua agenda e compromissos estejam organizados e atualizados.
6. Permanência do seu número
Muitos se enganam quando acreditam que para ter uma secretária virtual é necessário trocar de número fixo ou móvel. Na verdade, hoje, caso a sua operadora não permita a transferência automática de ligações ou não permita que você programe o Siga-me, é possível virtualizar a sua linha.
Saiba Como programar o Siga-me. Caso o seu número seja da operadora VIVO ou OI, recomendamos que assista ao vídeo Como virtualizar sua linha telefônica fixa.