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Secretária Virtual

O que é Secretária Virtual?

Secretária virtual, Secretária Remota ou Assistente Virtual trata-se de uma profissional responsável pelo atendimento remoto e compartilhado de clientes.
Além do atendimento telefônico receptivo e da realização de ligações ativas em nome de uma empresa ou de um profissional liberal, uma secretária virtual também pode atuar dando apoio à tarefas administrativas, tais como:

  • Gerenciamento de e-mail;
  • Controle de agendamentos;
  • Atividades comerciais e financeiras.

Entre outras tarefas como comentaremos mais a frente.

Como surgiram os serviços de Secretária Virtual?

Os serviços de Secretária Virtual surgiram no hemisfério norte e foram trazidos para o Brasil em 2009, quando a Prestus foi a pioneira a oferecer serviços de atendimento virtual compartilhado e se tornando, hoje, a primeira e maior empresa de Secretárias Virtuais Compartilhadas do Brasil, atendendo mais de 500 empresas-clientes por todo território nacional.

As atividades de uma secretária virtual foram introduzidas no mercado como uma alternativa para empreendedores e profissionais liberais que estavam iniciando um negócio e precisavam de apoio na realização de atividades secretariais, como: atendimento telefônico e tarefas administrativas, mas que não podiam investir financeiramente na contratação de uma profissional interna.

Nesse contexto, uma secretária virtual tornou acessível às micro, pequenas e médias empresas os mesmos serviços de uma secretária interna, com a diferença de que a secretária virtual viabilizou o trabalho remoto, consequentemente, reduzindo custos de infraestrutura, de equipamentos e de contratação.

O que faz uma Secretária Virtual?

Uma secretária virtual, assistente virtual ou secretária remota, presta serviços de maneira compartilhada, por um custo mensal pré-definido ou variável, de acordo com a alocação de horas.

Dentre as atividades de uma secretária virtual, destaca-se:

  1. Realização de ligações ativas em nome da empresa ou de um profissional.
  2. Atendimento receptivo a clientes de maneira personalizada.
  3. Execução de tarefas administrativas.
  4. Gerenciamento de e-mails e correspondências.
  5. Pesquisa de Fornecedores e Gerenciamento de Contas a Pagar
  6. Atividades de cobrança (Contas a Receber)
  7. Acesso e monitoramento do WhatsApp.

Em síntese, uma secretária virtual é responsável por quase tudo que uma Secretária interna seria responsável, com a diferença de que ela está alocada remotamente à empresa, como comentamos anteriormente.

Na Prestus, a contratação de uma equipe de secretárias virtuais se dá por meio de um plano mensal. Para saber mais, visite nossos Planos.

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Por que contratar uma secretária virtual?

Uma das principais razões para contratar uma secretária virtual é a redução de custos, como:

  • Redução de custos trabalhistas, pois ela não se trata de uma colaboradora contratada em regime CLT pela empresa, empreendedor ou profissional liberal, portanto a secretária virtual atua como uma prestadora de serviços.
  • Redução de custos de infraestrutura, pois ela não necessita de um espaço físico e de equipamentos para trabalhar, visto que ela já possui esses recursos (como mesa, cadeira, computador ou notebook, periféricos, telefone) e estará atuando remotamente.

Além disso, uma secretária virtual permite que empreendedores e profissionais possam se dedicar às suas funções sem que, por exemplo, eles sejam constantemente interrompidos pelo atendimento telefônico, possibilitando assim que haja uma maior produtividade na rotina executiva.

Já o cliente que é atendido pela secretária virtual, tem uma maior disponibilidade de atendimento, com uma abordagem profissional e consegue resolver suas solicitações de forma rápida por meio do atendimento telefônico, um canal tradicional de atendimento, mas importantíssimo para que clientes e empresas consigam se comunicar de forma ágil e direta.

 

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Ter mais autonomia, ser mais produtivo e não perder oportunidades vindas do atendimento ao cliente são alguns sonhos dos empreendedores, que hoje podem se tornar realidade, pois as secretárias virtuais podem garantir o atendimento de clientes e potenciais clientes onde e quando eles precisarem, visto que existem profissionais que atuam em 2º e 3º turno de trabalho, como é no caso da Prestus.

Principais atividades de uma Secretária Virtual da Prestus

Como vimos, uma secretária virtual pode atuar para melhorar a pré e pós-vendas, em atividades secretariais e para garantir atendimento 24 horas, permitindo que nenhuma oportunidade seja perdida após o horário comercial.

Além disso, a secretária virtual pode se tornar um verdadeiro cartão de visitas da empresa, pois o atendimento é um dos principais fatores para a decisão final dos consumidores.

Afinal, a primeira impressão é a que fica, não é mesmo?! No atendimento isso não é diferente!

A primeira impressão que o potencial cliente terá sobre o seu negócio no atendimento, certamente, influenciará na sua decisão para continuar ou não interagindo com a empresa.
Dentre as principais atividades desenvolvidas por uma secretária virtual da Prestus, destacam-se:

  1. Atendimento receptivo, a partir de um script de atendimento personalizado para a  empresa.
  2. Realização de ligações ativas, em nome da empresa, que também ocorrem a partir de um script de atendimento personalizado.

O time da Prestus faz uso de sistemas completos de atendimento e tecnologia, que garantem:

  • O registro e gravação de todas as chamadas;
  • A abertura de tickets para TODOS os leads que ligam para a sua empresa;
  • Uma série de funções de telefonia (encaminhamento, URA/Menu de Voz, transferências, Siga-me, números em outras cidades, etc…);
  • Diversos relatórios de atendimento, disponíveis na Área de Clientes.
Falar com um consultor

Como contratar uma secretária virtual?

Inicialmente, o ideal é que você procure por uma empresa que saiba identificar a sua necessidade, que seja especializada em secretárias virtuais e possa descobrir o perfil adequado para o atendimento da sua empresa.

A Prestus fornece os serviços de Secretárias Virtuais Compartilhadas, há mais de 10 anos, garantindo a efetividade no atendimento personalizado, além de oferecer os melhores planos e atendimento 24 horas. 

Em quais segmentos uma Secretária Virtual pode atuar?

Os serviços de uma secretária virtual estão disponíveis para diversos segmentos, para profissionais liberais, empreendedores e para empresas de todo porte, mas especialmente às PMEs.

Uma única secretária virtual pode atuar para os mais diversos segmentos, como:

  • Secretária Virtual para Advogados
  • Secretária Virtual para Médicos
  • Secretária Virtual para Clínicas
  • Secretária Virtual para Consultórios
  • Secretária Virtual para Empresas prestadoras de serviços
  • Secretária Virtual para Empresas de tecnologia
  • Secretária Virtual para Profissionais liberais
  • Secretária Virtual para Consultores
  • Secretária Virtual para Corretores e Representantes
  • Secretária Virtual para Agências de marketing e eventos
  • Secretária Virtual para e-commerce
  • Secretária Virtual para lojas físicas e redes de varejo
  • Entre outros

Benefícios de contratar uma Secretária Virtual

1. Redução de Custos

Como comentamos, ao contratar uma secretária virtual, você não precisará se preocupar com questões relacionadas à RH, treinamentos, encargos trabalhistas, infraestrutura, tecnologia e equipamentos, pois essa profissional ou empresa especialista no serviço já dispõe de todos esses recursos, de conhecimento e experiência na área.

2. Atendimento humano personalizado

A secretária virtual presta atendimento telefônico humano, o que é uma ótima estratégia para promover uma experiência única e fidelizar clientes.

Além do telefone ser um canal de contato direto com a empresa, ele permite que clientes e potenciais clientes tenham interações mais completas e mais agilidade para resolver suas solicitações.

Auxiliado pelo atendimento personalizado da secretária virtual, é possível proporcionar um melhor relacionamento entre empresa x cliente, agregando valor à experiência de quem está do outro lado da linha.

3. Mais produtividade e otimização de tempo

Dedique-se somente às suas tarefas executivas e deixe que as atividades administrativas e o atendimento telefônico sejam realizados pela Secretária Virtual. Além de ter conhecimento e experiência nestes serviços, ela contribuirá para que você não seja interrompido constantemente.

Onde quer que você ou o seu cliente esteja, ela estará disponível.

4. Maior disponibilidade de atendimento

Que a verdade seja dita, ninguém gosta de ficar ligando várias vezes para um lugar até ser atendido, não é mesmo?

Uma secretária virtual possibilita uma maior disponibilidade de atendimento, que desperte confiança e segurança dos seus potenciais clientes e clientes, agregando mais credibilidade para o atendimento do seu negócio.

5. Mais autonomia

É comum que empreendedores e profissionais liberais se vejam “amarrados” a um número fixo ou móvel, afinal muitas vezes eles estão externos à empresa, escritório, estão em reuniões ou prestando atendimento ao cliente, mas o mundo à sua volta não para!

A secretária virtual contribui para que, onde quer que você esteja, sua agenda e compromissos estejam organizados e atualizados.

6. Permanência do seu número

Muitos se enganam quando acreditam que para ter uma secretária virtual é necessário trocar de número fixo ou móvel. Na verdade, hoje, caso a sua operadora não permita a transferência automática de ligações ou não permita que você programe o Siga-me, é possível virtualizar a sua linha.

Saiba Como programar o Siga-me. Caso o seu número seja da operadora VIVO ou OI, recomendamos que assista ao vídeo Como virtualizar sua linha telefônica fixa.

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