O que é Secretária Virtual?
Secretária virtual, Secretária Remota ou Assistente Virtual trata-se de uma profissional
responsável pelo atendimento remoto e compartilhado de clientes. Além do atendimento telefônico receptivo e
da realização de ligações ativas em nome de uma empresa ou de um profissional liberal, uma secretária
virtual também pode atuar dando apoio à tarefas administrativas, tais como:
- Gerenciamento de e-mail;
- Controle de agendamentos;
- Atividades comerciais e financeiras.
Entre outras tarefas como comentaremos mais a frente.
Como surgiram os serviços de Secretária Virtual?
Os serviços de Secretária Virtual surgiram no hemisfério norte e foram trazidos para o
Brasil em 2009, quando a Prestus foi a pioneira a oferecer serviços de atendimento virtual compartilhado e se tornando, hoje, a primeira e maior empresa de
Secretárias Virtuais Compartilhadas do Brasil, atendendo mais de 500 empresas-clientes por
todo território nacional.
As atividades de uma secretária virtual foram introduzidas no mercado como uma alternativa para
empreendedores e profissionais liberais que estavam iniciando um negócio e
precisavam de apoio na realização de atividades secretariais, como: atendimento telefônico e tarefas
administrativas, mas que não podiam investir financeiramente na contratação de uma profissional interna.
Nesse contexto, uma secretária virtual tornou acessível às micro, pequenas e médias empresas os mesmos
serviços de uma secretária interna, com a diferença de que a secretária virtual viabilizou o trabalho
remoto, consequentemente, reduzindo custos de infraestrutura, de equipamentos e de contratação.
O que faz uma Secretária Virtual?
Uma secretária virtual, assistente virtual ou secretária remota, presta serviços de maneira compartilhada,
por um custo mensal pré-definido ou variável, de acordo com a alocação de horas.
Dentre as atividades de uma secretária virtual, destaca-se:
- Realização de ligações
ativas em nome da empresa ou de um profissional.
- Atendimento receptivo a clientes de maneira personalizada.
- Execução de tarefas administrativas.
- Gerenciamento de e-mails e correspondências.
- Pesquisa de Fornecedores e Gerenciamento de Contas a Pagar
- Acesso e monitoramento do WhatsApp.
Em síntese, uma secretária virtual é responsável por quase tudo que uma Secretária interna seria responsável,
com a diferença de que ela está alocada remotamente à empresa, como comentamos anteriormente.
Na Prestus, a contratação de uma equipe de secretárias virtuais se dá por meio de um plano mensal. Para saber
mais, visite nossos Planos.
Ter mais autonomia, ser mais produtivo e não perder oportunidades vindas do atendimento ao cliente são alguns
sonhos dos empreendedores, que hoje podem se tornar realidade, pois as secretárias virtuais podem garantir o
atendimento de clientes e potenciais clientes onde e quando eles precisarem, visto que existem profissionais
que atuam em 2º e 3º turno de trabalho, como é no caso da Prestus.
Principais atividades de uma Secretária Virtual da Prestus
Como vimos, uma secretária virtual pode atuar para melhorar a pré e pós-vendas, em atividades secretariais e
para garantir atendimento 24 horas, permitindo que nenhuma oportunidade seja perdida após o horário
comercial.
Além disso, a secretária virtual pode se tornar um verdadeiro cartão de visitas da empresa, pois o
atendimento é um dos principais fatores para a decisão final dos consumidores.
Afinal, a primeira impressão é a que fica, não é mesmo?! No atendimento isso não é diferente!
A primeira impressão que o potencial cliente terá sobre o seu negócio no atendimento, certamente,
influenciará na sua decisão para continuar ou não interagindo com a empresa.
Dentre as principais atividades desenvolvidas por uma secretária virtual da Prestus, destacam-se:
- Atendimento receptivo, a partir de um script de atendimento personalizado para a empresa.
- Realização de
ligações ativas, em nome da empresa, que também ocorrem a partir de um script de atendimento
personalizado.
O time da Prestus faz uso de sistemas completos de atendimento e tecnologia, que garantem:
- O registro e gravação de todas as chamadas;
- A abertura de tickets para TODOS os leads que ligam para a sua empresa;
- Uma série de funções de telefonia (encaminhamento, URA/Menu de Voz, transferências, Siga-me, números em
outras cidades, etc…);
- Diversos relatórios de atendimento, disponíveis na Área de Clientes.
Falar com um
consultor
Como contratar uma secretária virtual?
Inicialmente, o ideal é que você procure por uma empresa que saiba identificar a sua necessidade, que seja
especializada em secretárias virtuais e possa descobrir o perfil adequado para o atendimento da sua empresa.
A Prestus fornece os serviços de Secretárias Virtuais Compartilhadas, há mais de 10 anos,
garantindo a efetividade no atendimento personalizado, além de oferecer os melhores
planos e atendimento 24 horas.
Em quais segmentos uma Secretária Virtual pode atuar?
Os serviços de uma secretária virtual estão disponíveis para diversos segmentos, para profissionais
liberais, empreendedores e para empresas de todo porte, mas especialmente às PMEs.
Uma única secretária virtual pode atuar para os mais diversos segmentos, como:
Benefícios de contratar uma Secretária Virtual
1. Redução de Custos
Como comentamos, ao contratar uma secretária virtual, você não precisará se preocupar com questões
relacionadas à RH, treinamentos, encargos trabalhistas, infraestrutura, tecnologia e equipamentos, pois essa
profissional ou empresa especialista no serviço já dispõe de todos esses recursos, de conhecimento e
experiência na área.
2. Atendimento humano personalizado
A secretária virtual presta atendimento telefônico humano, o que é uma ótima estratégia para promover uma
experiência única e fidelizar clientes.
Além do telefone ser um canal de contato direto com a empresa, ele permite que clientes e potenciais clientes
tenham interações mais completas e mais agilidade para resolver suas solicitações.
Auxiliado pelo atendimento
personalizado da secretária virtual, é possível proporcionar um melhor relacionamento entre empresa
x cliente, agregando valor à experiência de quem está do outro lado da linha.
3. Mais produtividade e otimização de tempo
Dedique-se somente às suas tarefas executivas e deixe que as atividades administrativas e o atendimento
telefônico sejam realizados pela Secretária Virtual. Além de ter conhecimento e experiência nestes serviços,
ela contribuirá para que você não seja interrompido constantemente.
Onde quer que você ou o seu cliente esteja, ela estará disponível.
4. Maior disponibilidade de atendimento
Que a verdade seja dita, ninguém gosta de ficar ligando várias vezes para um lugar até ser atendido, não é
mesmo?
Uma secretária virtual possibilita uma maior disponibilidade de atendimento, que desperte confiança e
segurança dos seus potenciais clientes e clientes, agregando mais credibilidade para o atendimento do seu
negócio.
5. Mais autonomia
É comum que empreendedores e profissionais liberais se vejam “amarrados” a um número fixo ou móvel, afinal
muitas vezes eles estão externos à empresa, escritório, estão em reuniões ou prestando atendimento ao
cliente, mas o mundo à sua volta não para!
A secretária virtual contribui para que, onde quer que você esteja, sua agenda e compromissos estejam
organizados e atualizados.
6. Permanência do seu número
Muitos se enganam quando acreditam que para ter uma secretária virtual é necessário trocar de número fixo ou
móvel. Na verdade, hoje, caso a sua operadora não permita a transferência automática de ligações ou não
permita que você programe o Siga-me, é possível virtualizar a sua linha.
Saiba Como
programar o Siga-me. Caso o seu número seja da operadora VIVO ou OI, recomendamos que assista ao
vídeo Como virtualizar sua linha
telefônica fixa.
