Otimize seu consultório com secretárias virtuais

Que tal aumentar a produtividade e o faturamento ao mesmo tempo? As secretárias virtuais compartilhadas podem te ajudar

Que tal aumentar seus atendimentos através das secretárias virtuais compartilhadas?

Como médico ou empreendedor, você sabe qual é o percentual de atendimento particular versus atendimento realizado via convênios e planos de saúde em seu consultório ou laboratório?

Certamente você já sabe que a maior fonte de faturamento do seu negócio são os atendimentos particulares.

Alguns fatores que comprovam isso são:

• Baixo valor repassado para consultórios e laboratórios por consultas e exames pelos planos de saúde.
• Demora para repasse das verbas de planos de saúde (que podem demorar até 120 dias para repassar verbas de consultas e exames).
• Eventuais atrasos no repasse das verbas.
• Descontos obrigatórios via convênio (como associações de classe, sindicatos e clubes de desconto).

Todos esses fatores acabam levando a uma queda no faturamento de consultórios médicos e laboratórios, que muitas vezes não priorizam o atendimento que rende mais lucratividade ao seu negócio.

Por um lado, recusar pacientes de um determinado plano médico é proibido por lei (Lei 12.653/2012). Mas, você pode dividir a sua agenda para que atenda tanto a convênios, planos de saúde, e consultas particulares.

Primeiramente é preciso encontrar uma razão matemática: qual o percentual de consultas particulares sua agenda tem hoje?

Se você respondeu em torno de 15% a 20%, sabe que poderia aumentar esse espaço. E se você quer, por exemplo, aumentar o faturamento, em 30%, tudo que precisa é aumentar em 5% o espaço para atendimento pago em sua agenda.

Mas, para isso, você precisa mudar o procedimento como trabalha hoje. Não basta simplesmente que suas atendentes atendam às ligações e marquem consultas ou exames.

É preciso que elas apliquem questionários para saber exatamente a necessidade do paciente e aloca-lo no melhor horário.

Sabe por que? Porque na correria de recepcionar pacientes, verificar guias, receber por consultas, carimbar e autorizar procedimentos, o telefone acaba ficando em segundo plano.

Muitas vezes ele toca e não é atendido. Outras vezes ele é atendido, mas a pressa no atendimento é tanto que algo fica a desejar.

O melhor a fazer nesse caso é contratar um serviço de secretárias virtuais e manter o foco em fazer suas secretárias atenderem bem os pacientes pessoalmente.

Dessa maneira, quando alguém ligar para o seu consultório ou laboratório, secretárias treinadas para atender em nome da sua empresa atenderão a chamada prontas para dar todas as informações sobre seus serviços e para aplicarem o questionário de qualificação.

Após o questionário, e de saber a procedência do paciente (plano de saúde, convênios diversos ou particular), as secretárias virtuais estão prontas para alocar o paciente na sua agenda.

Elas fazem isso respeitando as regras e os percentuais que cada tipo de paciente deve ter na sua agenda, e alocam cada um conforme orientação prévia.

Dessa maneira, além de fazer 100% de suas chamadas serem atendidas, você ainda consegue distribuir suas consultas por tipo, estar aberto a novas oportunidades de consultas pagas, e aumentar o seu faturamento.

Na prática, porém, nada muda. Você continua divulgando seus números de atendimento para seus clientes, porém transfere as chamadas através do siga-me para o Número Mágico, que é o seu número no serviço de secretárias virtuais.

Quando o seu número chama, as secretárias já sabem de qual empresa é a ligação, atendem sua ligação de maneira personalizada, e ainda aplicam o questionário de qualificação de pacientes previamente aprovado.

Depois, acessam a sua agenda e marcam as consultas conforme a regra previamente definida de percentual de consultas.

No final, você ainda recebe, por e-mail, um extrato do atendimento realizado para acompanhamento, e caso seja necessário, pode ainda entrar em contato com seu paciente.

E para começar, tudo que você precisa fazer é escolher o seu plano, fazer um teste do serviço, e começar a otimizar seu atendimento.