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Como utilizar secretárias virtuais para otimizar a agenda do consultório

 

Secretárias Virtuais para consultórios médicos: aumentando sua produtividade

Você sabia que poderia maximizar a sua produtividade terceirizando seu atendimento telefônico?

Você sabia que poderia maximizar a sua produtividade terceirizando seu atendimento telefônico?

Como médico (e empreendedor!), você sabe qual é o percentual de atendimento particular versus atendimento realizado via convênios e planos de saúde em seu consultório ou laboratório?

Certamente você já sabe que a maior fonte de faturamento do seu negócio são os atendimentos particulares.

Alguns fatores que explicam isso são:

  • Baixo valor repassado para consultórios e laboratórios por consultas e exames pelos planos de saúde.
  • Demora para repasse das verbas de planos de saúde (que podem demorar até 120 dias para repassar verbas de consultas e exames).
  • Eventuais atrasos no repasse das verbas.
  • Descontos obrigatórios via convênio (como associações de classe, sindicatos e clubes de desconto).

Primeiramente é preciso encontrar uma razão matemática: qual o percentual de consultas particulares sua agenda tem hoje?

Se você respondeu em torno de 15% a 20%, sabe que poderia aumentar esse espaço. E se você quer, por exemplo, aumentar o faturamento, em 30%, tudo que precisa é aumentar em 5% o espaço para atendimento pago em sua agenda.

Mas não basta manter manter suas assistentes atendendo o telefone o tempo todo, enquanto pacientes particulares estão ligando e a linha está ocupada por uma série de outros pacientes de convênio!

E os convênios mantém as assistentes ainda mais ocupadas: recepcionar pacientes, verificar guias, conseguir autorizações, receber por consultas, carimbar e autorizar procedimentos. O telefone acaba ficando em segundo plano!

E quando não é atendido, o paciente do convênio voltará a ligar novamente. Mas o paciente particular? Com mais opções, será que ele voltará a ligar mais tarde?

Há uma saída inteligente, para isto: contratar um serviço de secretárias virtuais e manter o foco em fazer suas secretárias atenderem bem os pacientes, permitindo encaixes extras, nos casos de pacientes particulares.

Elas fazem isso respeitando as regras (ou percentuais que cada tipo de paciente deve ter na sua agenda), e alocam cada um conforme orientação prévia.

Dessa maneira, além de fazer 100% de suas chamadas serem atendidas, você deixa de perder seus clientes mais rentáveis, reduzindo o impacto que a burocracia já causa no seu consultório.

Além disso, contratar um serviço de secretárias virtuais extra é muito mais barato do que contratar um funcionário extra, já que o serviço é compartilhado e indicado para empresas de todos os tamanhos.

Na prática, porém, nada muda. Você continua divulgando seus números de atendimento para seus clientes, porém transfere as chamadas através do siga-me para o Número Mágico, que é o seu número no serviço de secretárias virtuais.

Após atendimento, você ainda recebe, por e-mail, um extrato do atendimento realizado para acompanhamento, e caso seja necessário, pode ainda entrar em contato com seu paciente.

E para começar, tudo que você precisa fazer é escolher o seu plano, fazer um teste do serviço, e começar a otimizar seu atendimento.

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Alexandre Borin

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Publicado - 15/04/2015


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