Como se tornar uma Secretária Virtual de sucesso

Há duas opções: trabalhando para uma empresa de Secretárias Virtuais (a Prestus é a primeira e maior do Brasil) ou trabalhando por conta própria.

Para a primeira opção, não estamos com VAGAS de secretária/assistente virtual, neste momento, mas este conteúdo é para você que quer atuar na segunda opção.

Para a segunda opção, trabalhar por conta própria: se você quer atuar como Secretária Virtual e não sabe por onde começar, este artigo foi escrito pra você!

No Brasil, o sonho de trabalhar por conta própria é vivido por 23 milhões de pessoas, segundo pesquisa recém divulgada pelo IBGE (PNAD Contínua, jun/2018). Uma alta de 2,5% quando comparado ao primeiro trimestre do ano passado.

A Prestus incentiva que cada vez mais autônomas(os) atuem como secretária virtual, realidade que tem crescido gradualmente, desde 2009, quando fomos pioneiros e lançamos este conceito, no Brasil. Nesse sentido, deixamos à disposição, aqui, dicas extremamente preciosas para quem deseja se tornar uma Secretária Virtual ou Assistente Virtual.

Começando pelo Básico:

  1. Garanta um local de trabalho adequado (mesmo que home-office, desde que livre de ruídos e isolado das demais pessoas de sua residência).
  2. Invista em um bom Notebook ou Desktop, e adquira softwares originais (vírus podem roubar os dados dos seus clientes ou mesmo os seus, a partir de uma invasão aos seus computadores).
  3. Explore seu networking, oferecendo seus serviços por um fee mensal baixo (algo entre R$ 500,00, para as empresas e empreendedores que você tem contato mais direto. Guarde pelo menos 50% deste valor para custos mensais que terá que investir para seu nome ficar conhecido.
  4. O “boca a boca” (boas referências) é o segredo para expandir seu negócio.
  5. Cuide muito bem dos seus perfis em todas redes sociais, e principalmente, no LinkedIN. Sempre peça recomendações para o seu perfil.
  6. Faça logo um “teste de mercado”, e meça quantas respostas você terá ao divulgar seus serviços nas redes sociais.
  7. Para ganhar escala, e não ficar “sem braços” ou limitar seu negócio aos projetos que você consegue entregar, profissionalize o atendimento de chamadas para que não gerem interrupção nas suas tarefas (ver dicas 4 e 5 mais adiante).
  8. Tente conhecer ao máximo o negócio que você está atendendo até se especializar nos desafios do negócio do seu cliente, para que você consiga resolver todos os contatos que atender ou receber por escrito.
  9. Comece o quanto antes nesta carreira. Como dissemos, cada vez mais cresce o número de autônomos no Brasil. Especialize-se para ser referência neste segmento.
  10. Compre um bom telefone VoIP, ou seja, um aparelho que possua a tecnologia de receber e realizar ligações a partir de uma conexão à internet, para atender chamadas com a saudação correta, que aparecerá no visor (se precisar de ajuda, fale com a gente, e adquira um Ramal SIP, para isto).

Dicas para iniciar sua carreira como Secretária Virtual

Se você ainda não atua como uma secretária virtual e está pensando em entrar nesta área, mas não sabe exatamente por começar, é importante que você primeiramente atente-se à exigências comuns do mercado. Para lhe auxiliar nisto destacamos, abaixo, algumas boas dicas que podem fazer toda a diferença nessa trajetória inicial da sua carreira. Vamos lá?

  1. Invista em cursos
    Uma secretária virtual certamente lidará com pessoas o tempo todo, seja no atendimento remoto ou na resolução de problemas, portanto, é fundamental se especializar em atendimento ao cliente. Procure por treinamentos e cursos online, por exemplo, para dar um up grade no seu currículo de secretária virtual, isso contribuirá para que você se destaque no mercado.
  2. Cuidado com a língua portuguesa
    Sabemos que nem todo mundo fala corretamente o nosso idioma, mas você, como secretária virtual, precisa atentar-se para não cometer “gafes” na língua portuguesa no momento do atendimento ou na execução de tarefas administrativas. Estude as novas regras ortográficas e gramaticais e, se possível, pratique a leitura de livros em momentos vagos, que além de ampliarem seu vocabulário ainda auxiliarão no momento da escrita.
  3. Treine a dicção
    Quem é que não gosta de ouvir uma voz bonita e com clareza nas palavras? É por isso a dicção é tão importante em áreas que lidam com atendimento ao cliente. Você pode procurar por dicas na internet, treinar em frente ao espelho, fazer gravações em seu próprio celular e até mesmo consultar um profissional de fonoaudiologia, para avaliar se a sua dicção está boa.
  4. Organize-se
    Organização, talvez, seja uma das palavras-chave para desempenhar o serviço de uma secretária virtual. É fundamental que você organize sua agenda de clientes, suas tarefas e, claro, sua agenda pessoal para não confrontar com o trabalho. Para lhe auxiliar nisto, atualmente, existem diversas ferramentas online de organização, mas um Excel, uma agenda online ou um bom e velho caderno, também podem ser efetivos na sua organização.

O que faz uma Secretária Virtual?

Secretária Virtual ou Assistente Virtual, como também é conhecida, é o (a) profissional que atua remotamente, atendendo clientes de maneira compartilhada, por um custo mensal pré-definido ou variável, de acordo com a sua alocação de horas.

Dentre as atividades mais comuns de uma secretária virtual, as 7 categorias principais são:

  1. Execução de tarefas administrativas.
  2. Gerenciamento de e-mails e correspondências.
  3. Pesquisa de Fornecedores e Gerenciamento de Contas a Pagar
  4. Atividades de cobrança (Contas a Receber)
  5. Ligações ativas, em nome da empresa.
  6. Acesso e monitoramento do WhatsApp.
  7. Atendimento receptivo a clientes, de maneira personalizada e de acordo com script.

Em resumo, uma Secretária Virtual cuida de quase tudo o que uma Secretária Local cuidaria, porém está alocada externamente (remota) à empresa ou negócio.

Benefícios de se ter uma Secretária Virtual

Quem contrata uma Secretária Virtual está em busca de mais foco para atividades relevantes e também quer ter mais tempo livre, para a família, saúde e, inclusive, para pensar melhor no seu negócio.

Há uma síndrome muito comum, no mundo moderno, que é a sensação de que a internet nos tornou “super-heróis”, e que agora temos que ser capazes de resolver tudo sozinhos. No entanto, isto ainda está longe de ser verdade, e para sermos realmente produtivos precisamos sim é de foco no que importa, enquanto outras tarefas vão sendo resolvidas por quem nos ajuda como, por exemplo, uma assistente virtual (que cuida de nos deixar focados e produtivos).

Por exemplo: com a internet, é claro que eu sou capaz de fazer reservas para uma viagem que farei de negócios, utilizando um ou dois sites. Uma coisa é eu ser capaz, outra coisa é eu ter tempo SOBRANDO para fazer isto (que não é o caso).

Portanto, a questão não é dar um jeito de sermos capazes de resolver QUALQUER TAREFA (a internet te faz este “super-homem” / “mulher maravilha”), mas sim de nos concentrarmos nas POUCAS TAREFAS em que precisamos nos focar, no pouco tempo que temos, para atingir nossos objetivos!

Segredo do Negócio:
Como atender chamadas de vários clientes ao mesmo tempo?

Um dos maiores benefícios da internet é que ela nos aproximou tanto, a ponto de vivermos hoje a Era da Colaboração. Conforme mencionamos no item acima, você certamente poderá se tornar uma assistente virtual capaz de resolver QUALQUER TAREFA para os seus clientes, porém a grande questão é se você vai ser capaz de focar em resolver as POUCAS TAREFAS que seus clientes esperam de você.

Assim, que tal pensar no seu negócio, como Assistente Virtual, de uma forma que permita que você dê o melhor de você, nas coisas que demandam atenção e treinamento, muitas vezes, sem ficar “amarrada” ao telefone, esperando o telefone tocar, ou ficar sendo interrompida, o tempo todo?

Para o seu negócio como assistente virtual crescer, atender as ligações das empresas e clientes não é a atividade mais importante e sim as tarefas especializadas que irá realizar, como:

  1. Execução de tarefas administrativas.
  2. Gerenciamento de e-mails e correspondências.
  3. Pesquisa de Fornecedores e Gerenciamento de Contas a Pagar.
  4. Atividades de cobrança (Contas a Receber).
  5. Ligações ativas, em nome da empresa.
  6. Acesso e monitoramento do WhatsApp.

Note que a 7ª categoria de tarefas (Atendimento Telefônico Receptivo) é a que GERA INTERRUPÇÕES.

É por isto que enquanto você pode se tornar uma secretária virtual que é um verdadeiro braço direito de seu cliente, nas 6 categorias acima, a 7ª categoria pode ser resolvida por meio da tecnologia VoIP, que permite que a Prestus possa realizar o atendimento, no seu lugar, inclusive com atendimento simultâneo de chamadas, 24 horas por dia!

DICA: Você não precisa, portanto, ficar amarrada (o) à uma linha fixa nem móvel, para atender seus clientes, basta adotar a tecnologia (e recursos) da Prestus, para cuidar do seu atendimento receptivo.

Isto se dá de duas formas:

  • Opção A: Com planos a partir de R$ 350,00/mês por cliente, onde sempre que você não atender uma chamada, ela será atendida pela Prestus, e você, Secretária Virtual, recebe um e-mail em seguida, com todos os dados do interessado, para dar continuidade ao atendimento.
  • Opção B: Se ainda assim, quiser atender TODAS as chamadas, disponibilizamos tecnologia para você atender, a partir de R$ 90,00/mês por cliente, que inclui um ramal para seu telefone de mesa, que mostra o nome de cada empresa que está ligando, dentre as várias que você atende. Caso não atenda, haverá um atendimento eletrônico e uma mensagem completa (e gravação) será enviada para o seu email.

Quanto devo cobrar pelos serviços?

Sugerimos que você componha seu preço em duas partes:

Uma parte fixa, chamada “retainer” pelas Virtual Assistants nos EUA e na Europa, que é o custo mínimo para que você estude o negócio do cliente e se mantenha à disposição: sugerimos um valor de R$ 1.200,00/mês, correspondente a um mínimo de 30 horas mensais de tarefas administrativas.

E uma parte variável, de acordo com o número de ligações que irá atender. A cada 100 ligações por mês, recomendamos: R$ 500,00 a mais, lembrando apenas que é esta fatia do serviço que te “amarra” mais (ao telefone), e que portanto você pode usar o transbordo para a Prestus (Opção A), por R$ 350,00/mês (até 75 atendimentos de transbordo, das 8h às 18h) ou por R$ 540,00/mês (até 120 atendimentos de transbordo, 24 horas por dia) para poder se concentrar nas atividades mais importantes; ou então, (Opção B), atender todas as ligações, com nossa tecnologia (R$ 90,00/mês). Já se decidiu? Reserve seu plano conosco.

Como atender chamadas de outros DDD’s e até via 0800?

Distâncias não são mais limite para o atendimento telefônico!

Por meio de um número 0800, que nada mais é do que uma máscara que fornecemos para ser integrada em um número de telefone normal, é possível realizar a divulgação e o atendimento de chamadas de outros DDD’s, de todo o Brasil.

Você, como Assistente Virtual, também pode oferecer números 0800’s em parceria com a Prestus. Nossas tarifas são as menores do mercado (R$ 0,25/min de fixo, 0,69/min de celular, em contas pós-pagas) e o custo da mensalidade do número é de R$ 200,00/mês, e o único requisito extra é ter um plano de atendimento, conforme descrito no item 4, acima (seja na opção A ou na opção B).

A principal vantagem é demonstrar credibilidade e disponibilidade de atendimento ao cliente, por meio de um canal sempre atendido e gratuito para quem liga.

Da mesma forma, em parceria com a Prestus e sua tecnologia, podemos te ajudar a fornecer números em outros DDD’s, totalmente integrados com o atendimento descrito no item 4 (seja na opção A ou na opção B). Consulte-nos.

Seja um recomendador da Prestus e ganhe benefícios

A cada negócio fechado você também ganha junto com a gente! É o que dissemos, estamos na Era da Colaboração!

Digamos que você não quer integrar os serviços da Prestus com os seus, e manter tudo separado para o seu cliente: neste caso, podemos te comissionar, em agradecimento por sua recomendação, através de nossa Rede de Recomendadores.

A cada negócio recomendado fechado, você ganha R$ 100,00 e o nosso muito obrigado. Além disso, após 5 negócios fechados, você também receberá 5% do fixo recorrente mensal da sua carteira ativa (através de pagamentos trimestrais, mediante NF).

Para ser um recomendador da Prestus é simples, basta fazer sua recomendação NESTE LINK ou então enviar e-mails para os seus amigos, recomendando a Prestus e os serviços das nossas assistentes virtuais, sempre colocando em cópia o e-mail: parcerias@prestus.com.br.

Pensando em ser um franqueado?

A Prestus está crescendo e selecionando, dentre seus recomendadores de negócios, futuros franqueados. Caso tenha interesse em ser um franqueado, inscreva-se na nossa Rede de Recomendadores de negócios, também neste link, mas selecionando a opção: (x) Tenho interesse em ser franqueado da Prestus. AINDA não lançamos este modelo, mas quando o fizermos, você será o(a) primeiro(a) a saber.