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Empreendedorismo

Publicado - 13/09/2023

Agenda cheia: Como organizar e ser eficiente + Dicas

Tempo estimado de leitura: 8 minutos

 

A agenda cheia nem sempre é sinônimo de sucesso em clínicas e consultórios. Embora possa parecer que uma agenda lotada seja um indicativo de eficiência, a realidade é mais complexa, pois nem todos os clientes contribuem igualmente para o sucesso do negócio.

E pensando no outro lado, hoje em dia os pacientes não possuem a mesma paciência e desejam ser tratados como “clientes”. Uma vez que uma clínica não tem disponibilidade para atendê-lo, ele passa para próxima, que provavelmente é a sua concorrente.

Esse problema se resume à falta de um atendimento eficiente, o qual, quando aplicado, não apenas evita a perda de nenhuma ligação, mas também assegura o atendimento dos pacientes que fazem toda a diferença. A solução para este problema pode ser o que possibilitará a expansão de sua clínica ou consultório.

Sendo assim, neste artigo iremos abordar sobre a importância da organização da agenda cheia e como um atendimento ao cliente pode ser eficiente para o seu negócio.

Por que é importante ter agenda?

Antes de mais nada, vamos entender a importância de ter uma agenda antes mesmo de falarmos sobre agenda cheia. 

A agenda é uma ferramenta de gerenciamento de tempo essencial, especialmente em clínicas e consultórios. Ela permite a organização das atividades, evita atrasos e ainda possibilita o envio de lembretes de consulta, melhorando a experiência do paciente.

Investir na organização da agenda traz benefícios significativos:

  • Otimização de tempo
  • Planejamento e gestão eficazes de consultas
  • Eliminação de atrasos e filas de espera
  • Aumento da qualidade e eficiência no atendimento
  • Criação de experiências positivas para os pacientes, incentivando seu retorno.

Portanto, antes de buscar uma agenda cheia, é crucial focar na organização eficaz da agenda, pois a satisfação do paciente começa no primeiro contato.

Além disso, ter uma agenda cheia, porém bem organizada, é significativamente mais vantajoso do que simplesmente manter uma agenda lotada sem clareza sobre como otimizar seu negócio e gerir eficazmente o seu tempo.

Como otimizar uma agenda cheia?

Para otimizar sua agenda é necessário ter um sistema de organização e agendamento eficiente. 

Organize o tempo de atendimento

Uma das chaves para otimizar uma agenda cheia é organizar adequadamente o tempo de atendimento. Isso significa definir intervalos apropriados entre as consultas para evitar atrasos e garantir que cada paciente receba a atenção necessária. Além disso, reserve tempo para documentação e preparação entre as consultas.

Utilize ferramentas de agendamento

As ferramentas de agendamento são aliadas poderosas na gestão de tempo e de uma agenda cheia. Utilize software de agendamento que permita aos pacientes marcar consultas de maneira fácil e conveniente.

Ou, caso você realize agendamentos apenas por WhatsApp ou atendimento telefônico, as agendas online e compartilhadas também se apresentam como excelentes aliadas para que você possa gerenciar seu tempo com maior eficácia e manter um alinhamento ideal com a equipe responsável pelo atendimento em seu consultório.

Além disso, se você não conta com uma secretária para o atendimento receptivo de seus pacientes, saiba que a Prestus oferece planos de atendimento especialmente projetados para clínicas e consultórios./

Isso significa que nós atendemos em nome da sua empresa, realizando a triagem e agendando consultas de acordo com a sua disponibilidade. Receba uma proposta personalizada em apenas 1 minuto, ou para agende uma consultoria gratuita com um de nossos especialistas.

Ofereça agendamento online

Disponibilizar a opção de agendamento online é uma maneira eficaz de simplificar o processo para os pacientes. Eles podem marcar consultas a qualquer hora, mesmo fora do horário comercial, o que pode aumentar e melhorar a satisfação do paciente.

Garanta um atendimento profissional

Manter um alto padrão no atendimento é crucial para elevar o nível de satisfação dos seus pacientes. Certifique-se de que sua equipe esteja treinada para oferecer um atendimento acolhedor e profissional. Pacientes satisfeitos são mais propensos a retornar e recomendar seus serviços a outras pessoas.

Além disso, é fundamental que você evite a ocorrência de chamadas perdidas em meio à gestão de uma agenda cheia. Quando a sua secretária encontra-se ocupada atendendo outras ligações ou executando tarefas inerentes ao seu cargo, há o risco de que aconteçam ligações de grande importância passem despercebidas.

Uma chamada não atendida, proveniente de um paciente vinculado a um convênio, pode ser preenchida posteriormente, uma vez que essas oportunidades são as que geralmente “sobram”.

No entanto, essa dinâmica difere quando se trata de pacientes particulares. Uma ligação perdida por parte desses pacientes sinaliza a possibilidade de que outro profissional acabe por atendê-los. Já pensou na valorização de uma agenda cheia de pacientes particulares ao final de um mês ou de um ano?

Obviamente, o fato de não perder mais chamadas vai trazer alguns benefícios de curto prazo para a sua clínica, porém os impactos de longo prazo também serão significativos. 

Mas, a pergunta que não quer calar é: como é viável aprimorar esse desempenho e garantir uma agenda cheia e eficaz?

Passo a passo para organizar uma agenda cheia

  1. Organize o tempo de atendimento

  2. Utilize ferramentas de agendamento

  3. Ofereça agendamento online

  4. Garanta um atendimento profissional

Como ter um atendimento eficiente e garantir uma agenda cheia

Garantir um atendimento eficiente e ainda atender 100% das ligações que receber, independente de seu número estar ocupado, ou de seus atendentes não puderem atender, não é impossível. 

Tudo que você precisa é de uma empresa que possua uma equipe de atendimento profissional como a Prestus, que além de oferecer atendimento 24h, pode realizar o agendamento dos seus pacientes.

Além disso, quando o seu consultório para de perder chamadas, você pode aumentar a sua lucratividade. Aqui estão algumas ações que certamente vão melhorar o desempenho da sua clínica ou consultório:

  • Criar cotas para pacientes de convênios. Assim, você prioriza os pacientes particulares, que são os mais lucrativos e que pagam mais rápido.
  • Melhorar o atendimento de maneira geral. Nem sempre as pessoas querem marcar consultas. Muitas vezes, num primeiro contato, elas podem apenas querer informações sobre localização, especialidades, convênios, coberturas e etc.
  • Atendimento 24 horas. Você pode atender seus pacientes 24 horas por dia, gerando mais oportunidades, com soluções de terceirização do atendimento.
  • Retenção de pacientes. Quando o seu telefone toca e você não atende, ou quando dá ocupado, o cliente, mesmo que atual, pode optar por ligar para o seu concorrente.

Dicas: como ter uma agenda cheia e eficiente

Ter uma agenda cheia é ótimo, mas também é importante garantir que ela seja eficiente. Aqui estão algumas dicas para alcançar uma agenda eficaz:

Priorize os casos urgentes: Reservar espaços para pacientes que precisam de atenção imediata ajuda a manter a eficiência, mesmo em uma agenda cheia.

Faça uma triagem adequada: Certifique-se de que os pacientes sejam atendidos de forma correta para captar todos os dados e assim serem encaminhados para o especialista correto que irá avaliar suas necessidades com precisão.

Automatize lembretes de consulta: Use sistemas de lembretes automáticos para reduzir o número de não comparecimentos, economizando tempo e recursos.

Analise sua agenda regularmente: Revise sua agenda periodicamente para identificar áreas de melhoria e ajustar sua programação conforme necessário.

Em resumo, ter uma agenda cheia é um objetivo desejável, mas é igualmente importante garantir que essa agenda seja otimizada e eficiente. Ao oferecer um atendimento profissional e implementar práticas de gestão adequadas, você não apenas manterá seus pacientes satisfeitos, mas também atrairá mais pacientes particulares, mesmo quando sua agenda estiver cheia. Afinal, a qualidade do atendimento é a chave para o sucesso a longo prazo.

Por isso, conte com a Prestus para atender seus pacientes de forma profissional e até 24 horas por dia. Com nosso serviço de atendimento humano você garante:

  • Triagem dos seus pacientes
  • Agendamento online 
  • Confirmação de consultas
  • Atendimento profissional e personalizado
  • Time focado em atividades somente administrativas
  • Atendimento telefônico e WhatsApp em nome da sua empresa
  • Script de atendimento personalizado

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