Como uma secretária virtual pode tornar a sua rotina mais produtiva

O seu dia está ficando cada vez menos produtivo? Você sabia que uma secretária virtual pode ajudar?

A secretária virtual pode ajudar o seu dia ser mais produtivo.

Imagine a seguinte situação: você está com o dia corrido (como sempre), e entre duas reuniões de sua agenda precisa ainda fazer algumas ligações para acompanhar propostas de clientes, agendar uma reunião fora da cidade, reservar hotel e comprar passagens, ainda antes das 18h.

Você está se dirigindo para a primeira reunião e tenta, sem sucesso contato com o seu primeiro cliente para confirmar a reunião, poder organizar a viagem.

No meio da segunda reunião o seu telefone toca algumas vezes. Infelizmente, você não pode atender e, perde a chamada, que pode ser o retorno de seu primeiro cliente, ou até mesmo uma ligação importante.

Quando a reunião acaba, você está frustrado. Não conseguiu fazer as ligações nem planejar sua viagem, e ainda perdeu um potencial cliente que ligou e acabou fazendo um pedido emergencial para o seu concorrente, não para sua empresa.

Você precisa de ajuda na sua rotina

E se você pudesse ter a ajuda de um profissional para realizar ligações, agendar reuniões, fazer reservar em hotéis, restaurantes e atender as suas ligações quando você não pode atender?

Seu dia seria bem mais produtivo, não? Não seria ótimo poder se concentrar no que você faz bem, e deixar o resto que não precisa ser feito POR você, e poderia ser feito PARA você?

Muitas vezes, gestores, diretores, e empreendedores precisam desse auxílio, mas os altos custos de contratação faz com que eles deixem isso de lado, e se desdobrem tentando fazer tudo ao mesmo tempo.

Já pensou em contratar uma secretária virtual, através de um serviço compartilhado, como o da Prestus?

Através desse serviço você pode garantir que suas ligações sejam atendidas – até mesmo as do seu telefone celular – quando você não puder atender, e pequenas tarefas, como agendamento de reuniões, reservas e follow up via telefone possam ser realizadas com profissionalismo.

Como funciona uma secretária virtual?

O serviço de secretária virtual funciona de maneira remota ao seu escritório ou home-office.

Uma empresa especializada neste serviço oferece secretárias treinadas e aptas a atender suas ligações em nome da sua empresa, tirar pedidos, abrir solicitações mediante scripts específicos para sua empresa, ou simples recados.

O primeiro benefício é o mínimo que uma empresa precisa garantir: 100% de ligações atendidas. Até mesmo as de seu celular!

Através do serviço de siga-me, você pode programar o seus telefones (móveis e fixos) a redirecionarem a chamada para o serviço de secretária virtual em caso de não atende, ocupado, ou até mesmo telefone fora de área. Mesmo que não possua o siga-me, em sua linha, você pode divulgar um número exclusivo, em seu DDD, que tocará sempre primeiro no seu fixo, e se não atendido por você, será atendido pela secretária.

Feito isso, toda e qualquer ligação que você, ou a sua empresa não puder atender, será passada para a secretária virtual.

A secretária virtual atende em nome da sua empresa, executa um  questionário (script) específico antes de encaminhar o pedido ou recado via e-mail ou SMS.

Caso necessário, elas também podem incluir pedidos no sistema da sua empresa, por um custo adicional, ou enviar e-mails com solicitações de clientes aos responsáveis de sua empresa.

O melhor de tudo é que há serviços que funcionam 24 horas por dia (www.numeromagico.com.br), e você pode estender esse benefício aos seus clientes, possibilitando um canal direto com sua empresa, a qualquer hora do dia.

Ah! E entre atender ligações, anotar recados e incluir pedidos no sistema, a equipe de secretárias virtuais pode ainda confirmar reuniões, fazer reservas no hotel e comprar sua passagem aérea.

Assim, no final daquele mesmo dia de trabalho, você teria o seu novo cliente atendido a tempo e o pedido feito, suas reuniões confirmadas e suas reservas prontas para amanhã!