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Como uma secretária virtual pode tornar a sua rotina mais produtiva

Por Alexandre Borin

Secretária Virtual

Publicado - 10/12/2014

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Como uma secretária virtual pode tornar a sua rotina mais produtiva

Sumário

    O seu dia está ficando cada vez menos produtivo? Você sabia que uma secretária virtual pode ajudar?

    [caption id="attachment_3830" align="aligncenter" width="1920"]A secretária virtual pode ajudar o seu dia ser mais produtivo. A secretária virtual pode ajudar o seu dia ser mais produtivo.[/caption]

    Imagine a seguinte situação: você está com o dia corrido (como sempre), e entre duas reuniões de sua agenda precisa ainda fazer algumas ligações para acompanhar propostas de clientes, agendar uma reunião fora da cidade, reservar hotel e comprar passagens, ainda antes das 18h.

    Você está se dirigindo para a primeira reunião e tenta, sem sucesso contato com o seu primeiro cliente para confirmar a reunião, poder organizar a viagem.

    No meio da segunda reunião o seu telefone toca algumas vezes. Infelizmente, você não pode atender e, perde a chamada, que pode ser o retorno de seu primeiro cliente, ou até mesmo uma ligação importante.

    Quando a reunião acaba, você está frustrado. Não conseguiu fazer as ligações nem planejar sua viagem, e ainda perdeu um potencial cliente que ligou e acabou fazendo um pedido emergencial para o seu concorrente, não para sua empresa.

    Você precisa de ajuda na sua rotina

    E se você pudesse ter a ajuda de um profissional para realizar ligações, agendar reuniões, fazer reservar em hotéis, restaurantes e atender as suas ligações quando você não pode atender?

    Seu dia seria bem mais produtivo, não? Não seria ótimo poder se concentrar no que você faz bem, e deixar o resto que não precisa ser feito POR você, e poderia ser feito PARA você?

    Muitas vezes, gestores, diretores, e empreendedores precisam desse auxílio, mas os altos custos de contratação faz com que eles deixem isso de lado, e se desdobrem tentando fazer tudo ao mesmo tempo.

    Já pensou em contratar uma secretária virtual, através de um serviço compartilhado, como o da Prestus?

    Através desse serviço você pode garantir que suas ligações sejam atendidas – até mesmo as do seu telefone celular – quando você não puder atender, e pequenas tarefas, como agendamento de reuniões, reservas e follow up via telefone possam ser realizadas com profissionalismo.

    Como funciona uma secretária virtual?

    O serviço de secretária virtual funciona de maneira remota ao seu escritório ou home-office.

    Uma empresa especializada neste serviço oferece secretárias treinadas e aptas a atender suas ligações em nome da sua empresa, tirar pedidos, abrir solicitações mediante scripts específicos para sua empresa, ou simples recados.

    O primeiro benefício é o mínimo que uma empresa precisa garantir: 100% de ligações atendidas. Até mesmo as de seu celular!

    Através do serviço de siga-me, você pode programar o seus telefones (móveis e fixos) a redirecionarem a chamada para o serviço de secretária virtual em caso de não atende, ocupado, ou até mesmo telefone fora de área. Mesmo que não possua o siga-me, em sua linha, você pode divulgar um número exclusivo, em seu DDD, que tocará sempre primeiro no seu fixo, e se não atendido por você, será atendido pela secretária.

    Feito isso, toda e qualquer ligação que você, ou a sua empresa não puder atender, será passada para a secretária virtual.

    A secretária virtual atende em nome da sua empresa, executa um  questionário (script) específico antes de encaminhar o pedido ou recado via e-mail ou SMS.

    Caso necessário, elas também podem incluir pedidos no sistema da sua empresa, por um custo adicional, ou enviar e-mails com solicitações de clientes aos responsáveis de sua empresa.

    O melhor de tudo é que há serviços que funcionam 24 horas por dia (www.numeromagico.com.br), e você pode estender esse benefício aos seus clientes, possibilitando um canal direto com sua empresa, a qualquer hora do dia.

    Ah! E entre atender ligações, anotar recados e incluir pedidos no sistema, a equipe de secretárias virtuais pode ainda confirmar reuniões, fazer reservas no hotel e comprar sua passagem aérea.

    Assim, no final daquele mesmo dia de trabalho, você teria o seu novo cliente atendido a tempo e o pedido feito, suas reuniões confirmadas e suas reservas prontas para amanhã!

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