Secretária eletrônica virtual: benefícios + como funciona

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Secretária eletrônica virtual 2.0: descubra os benefícios para sua empresa

 

Apenas gravar mensagens de voz ficou no passado. A secretária eletrônica virtual agora é muito mais eficiente por conta do serviço de secretária remota. Conheça todas as vantagens para sua empresa.

Você está satisfeito com a sua secretária eletrônica virtual? Saiba que ela poderia ser muito melhor.

Você está satisfeito com a sua secretária eletrônica? Saiba que ela poderia ser muito melhor.

A primeira secretária eletrônica no mundo surgiu em 1950 e foi uma verdadeira revolução nas telecomunicações. Inclusive, ter uma em casa era sinal de status e até de riqueza, já que os primeiros aparelhos eram muito caros.

Basicamente, aquela secretária eletrônica tinha duas funções: a primeira era deixar uma mensagem de voz gravada para saudar a ligação que não podia ser atendida. E a segunda função era gravar o recado de quem estava do outro lado da linha.

Hoje, o serviço de uma secretária eletrônica virtual é essencial para aqueles que querem promover um atendimento telefônico personalizado aos seus clientes. 

Isso porque a excelência no atendimento gera a fidelização, algo importante para todas as empresas que querem se destacar.

Mas o que uma secretária eletrônica virtual realmente faz? Quais as vantagens de um atendimento telefônico personalizado? Continue a leitura e descubra.

Por que ter um serviço de secretária eletrônica virtual?

De 1950 para cá muita coisa mudou. Estamos em plena era da revolução nas comunicações, em que o aparelho de celular serve para uma infinidade de funções além da ligação. 

Sem falar no revolucionário aplicativo WhatsApp que, atualmente, faz até atendimento gratuito ao consumidor. Não sabia? Dá só uma olhadinha neste conteúdo sobre Chatbot para WhatsApp.

A secretária eletrônica foi popularizada e se tornou usual por conta do aparelho celular, já que mesmo você não querendo, a sua operadora irá colocar uma caixa postal no seu aparelho.

Já no mundo dos telefones fixos, que está se modernizando rapidamente com a banda larga, quando um telefone toca e não é atendido, o interlocutor pode deixar um recado.

Entretanto, será que isso é o suficiente para sua empresa? Considerando que muitos clientes e fornecedores entram em contato através do telefone, perder uma ligação pode ser prejudicial ao seu negócio. Então, o que fazer?

O que é a secretária eletrônica 2.0?

Imagine se uma ligação, ao invés de cair direto na secretária eletrônica, pudesse tocar em outros números? Isso daria a chance de outra pessoa atender. 

Isso é possível com a nova versão desse serviço, batizado pela Prestus de secretária eletrônica 2.0.

Mais do que deixar uma saudação e gravar a mensagem de voz, a secretária eletrônica 2.0 faz muito mais por você, por exemplo:

  • Transfere ligações;
  • Envia SMS;
  • Envia e-mails.

O que faz uma secretária eletrônica virtual?

Sempre que alguém ligar e você não puder atender, a secretária eletrônica 2.0:

  • Interage com o ouvinte, perguntando o assunto/qual solicitação;
  • Confere o número de quem está ligando para conseguir retornar;
  • Tentar transferir a ligação para o número que você quiser (um jeito barato de realizar o Siga-me) ou transfere para o serviço de secretária virtual da Prestus (opcional);
  • Grava o recado;
  • Notifica o assunto e número (BINA via SMS nas primeiras 100 chamadas);
  • Registra via e-mail com anexo MP3.

Como funciona a secretária eletrônica 2.0?

O telefone toca em seu escritório. Você, por algum motivo, não pode atender, está em outra chamada ou já passou do horário comercial.

Nesse caso, a chamada iria cair na caixa postal. Mas, antes disso, a secretária eletrônica 2.0 entra em ação e transfere a ligação para o seu celular (ou outro fixo). Afinal, pode ser uma ligação urgente e, assim, você tem a chance de atender.

Caso você não possa atender, a secretária eletrônica 2.0 envia um SMS com o assunto da ligação e você pode tomar providências assim que possível.

E, finalmente, ela envia um e-mail para garantir que você tenha todos os detalhes de quem ligou, inclusive com a gravação do recado deixado em MP3.

Como faço para garantir um atendimento telefônico personalizado?

Para que você não perca mais ligações importantes, contamos com a opção da secretária eletrônica 2.0 transferir a chamada para uma secretária humana da Prestus. 

Entenda como funciona a secretária remota e os benefícios do atendimento compartilhado para o seu negócio. 

A secretária virtual irá atender a ligação em nome da sua empresa, por meio de uma central telefônica 24h por dia, e até mesmo encaminhar pedidos de vendas, agendar consultas, reuniões e transmitir recados.

Depois disso, as secretárias da Prestus encaminham o recado para seu e-mail com um relatório detalhado da ligação para que você também tome as devidas providências.

Dessa maneira, você pode garantir que todas as suas chamadas sejam atendidas, independentemente de você estar em um escritório externo, trabalhar em home office ou até mesmo em escritórios compartilhados.

Com certeza contratar uma secretária virtual é um facilitador para o trabalho de autônomos, pequenos e médios empresários, empreendedores e freelas.

Se você tem dúvidas sobre a necessidade de um serviço de secretária eletrônica virtual 2.0 na sua empresa, sugerimos fazer nossa autoavaliação de atendimento da sua empresa, é rápido e gratuito!

Para saber mais sobre a secretária eletrônica 2.0 é só entrar em contato conosco pelo nosso 0800 607 1538. 

Acesse também o site da Prestus para conhecer os pacotes de secretária remota e o trabalho que realizamos para melhorar o dia a dia de atendimento das empresas.

Espero que tenha gostado do nosso conteúdo, continue acessando nosso blog para conhecer outros conteúdos. Ah, e fique à vontade para compartilhar nossos links também!

Um forte abraço e até o próximo post!

6 comentários para Secretária eletrônica virtual 2.0: descubra os benefícios para sua empresa:
Richard
comentou em 23/07/2015

Parabéns Alexandre. Pela trajetória e pelas idéias tornadas realidade.
Pergunto se você tem alguma solução para conectar meu celular (com 4 Chips) na secretária eletrônica Panasonic. Quero desativar o atendimento por celular, concentrando todas as chamadas no fixo. Para isso, o texto de aviso da Secretária será: “Prezado Cliente: Estamos desativando nosso atendimento por celular. Por favor, ligue no fixo 35 – 3822.6671. Não deixe recado. Não será ouvido”
Se você puder generosamente ajudar de alguma forma, serei grato.
Abs.
Richard

 
Alexandre Borin
comentou em 05/08/2015

Oi, Richard! Tudo bem?
Muito interessante a sua pergunta! A sua estratégia (divulgar o fixo, ao invés do celular) profissionaliza o atendimento da sua empresa, além de retirar uma barreira para o crescimento (via celular, quanto mais você vende, menos irá conseguir vender!). A mensagem que vc propõe está ótima. E o que recomendo (adicionalmente) é que vc tenha uma linha fixa mais flexível, como descrita neste artigo. Assim, vc poderia controlar (remotamente) onde irá tocar a ligação dos clientes que ligam no fixo (podendo trazer ora para o celular, ora para o seu home-office, ou mesmo para o seu computador. Além disto, vc poderia receber SMS (remotamente) sempre que ligarem no fixo e não tiver ninguém no escritório (como um BINA remoto, no seu celular). Boa sorte, Richard! Conte comigo. Sds! Borin

 
Richard
comentou em 23/07/2015

Corrigindo: 3822.6771 e não 6671

 
Selma Pereira
comentou em 06/04/2016

Gostaria de personalista meu atendimento. Tenho un salão de beleza. Innovare cabelo e estética

 
Bruno
comentou em 12/02/2017

Bom dia, gostaria de saber se é possível o recebimento de ligações em uma linha fixa e dependendo do que o cliente clicar, a ligação seria transferida para um número móvel.
Por exemplo, se alguém ligar pro fixo, entra uma mensagem falando das opções disponíveis (comercial, vendas, marketing) e o mesmo seleciona a opção 2, e a chamada sendo transferida para um número de celular da minha escolha.
Obrigado.

 
Alexandre Borin
comentou em 13/02/2017

Oi, Bruno. É possível, sim. Neste caso, podemos desenvolver um Menu de Voz como vc solicita. A Secretária Eletrônica 2.0 já transfere para o celular da sua escolha (R$ 115/mês, em Fev/2017), por um custo muito baixo (pode transferir todas, até 100, neste plano padrão, sem problemas, sem pagar nada mais por isto). E, caso vc não atenda, descobre se é um caso de vendas (ainda não é cliente) ou suporte (já é cliente) ou fornecedor, e coleta o número em que a pessoa gostaria de receber retorno. Agora, se vc quiser, podemos programar um outro Número Mágico para vc, com o comportamento que vc solicita, por R$ 250,00/mês (para outros fluxos, consulte ok?). Obrigado por compartilhar sua dúvida, que nos permite a responder para todos!

 
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Publicado - 11/02/2015


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