Por que não atender ligação da sua empresa dizendo “Alô” - Prestus

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Por que não atender ligação da sua empresa dizendo “Alô”

 

Triiiiim!

Alô!

Alô!

Parece muito simples! Basta um “alô” para fazer a ponte entre os dois lados da linha e iniciar o processo de comunicação. Mas, não quando falamos do ambiente de trabalho, do atendimento telefônico da sua empresa.

O famoso “alô” realmente é a abertura de uma conversa telefônica, porém, mais que isso, expressa uma relação mais pessoal. Para uma relação profissional é preciso atender dizendo o nome da empresa ou, como também é usual, o nome do departamento antes do nome da empresa. Por exemplo: “Prestus, boa tarde! Ou: “Financeiro Prestus, boa tarde”.

Isso minimiza outras questões, por exemplo, se a pessoa discou errado, de cara já vai saber que não é a empresa com a qual ela gostaria de falar. Ao contrário, a pessoa já fica tranquila sabendo que ligou para o lugar certo e segue a conversa pontualmente.

Dizer o nome da empresa encurta a conversa (otimiza tempo). Ao dizer “alô”, que é só uma forma de expressão para dizer que há alguém do outro lado da linha, necessariamente parte-se para perguntas seguintes: “De onde está falando”? ou “Quem está falando”?. Quando, ao dizer o nome da empresa, essa questão já está solucionada.

Outras dicas para um atendimento telefônico profissional:

Tenha sempre à mão papel e caneta

Não tem coisa mais chata do que você passar uma informação ao telefone para a pessoa que está do outro lado e ela não ter como anotar por falta de papel e canela (ou lápis) por perto. A pessoa do lado de lá fica desesperada tentando encontrar o material, pede para esperar, se complica para segurar o telefone ou se manter como o headset na cabeça, enfim, definitivamente é algo que não dá certo.

E do quem está dando a informação também fica incomodado, falando que tudo bem, pode aguardar, mas ao mesmo tempo está com pressa porque tempo, atualmente, é um bem escasso.

Ter material de anotação, seja físico ou online (bloco de anotações, um Word aberto, etc.), facilita muito a vida de quem está de um e do outro lado do telefone. Nossas mentes já são muito carregadas de informação o dia todo, não é incomum esquecermos bobeiras durante o dia, então, não custa nada anotar algumas informações importantes, porque aí vem outro ponto desagradável, perguntar para a pessoa depois tudo de novo, o que denota falta de atenção, e isso, no âmbito profissional, não é nada bom.

Demonstre interesse na conversa

Mesmo que a conversa não esteja muito interessante, é uma questão de educação demonstrar interesse, até em respeito a quem está do outro lado da linha. É preciso tomar muito cuidado com expressões como “arrã”, “huuuum”, que podem dar uma impressão de falta de paciência. É interessante, ao longo da conversa, interagir, complementar o bate-papo com falas relevantes, mas tomando muito cuidado com o próximo tópico!

Cuidado com as interrupções

Ser interrompido em uma linha de raciocínio pode ser devastador. Há pessoas que precisam seguir a linha de raciocínio até o final, do contrário, perdem o fio da meada do que estavam falando. É preciso ser assertivo na hora de fazer a interrupção, tomando cuidado para não quebrar o raciocínio da pessoa, encontrando o momento certo de falar.

Se a conversa estiver muito prolongada de forma desnecessária, tudo se resolve com boa educação e o jeito certo de falar. É só pedir licença e explicar que há uma série de demandas aguardando e, por isso, você gostaria de ir mais direto ao ponto na conversa, assim, otimiza o tempo de quem está do outro lado também.

Nunca diga “não é comigo”

“Não é comigo” é outra expressão bem ruim no âmbito profissional, pois pode caracterizar que você está querendo “passar a bola”, “entregar o problema para outro”. Mesmo que você não possa auxiliar ao telefone a determinada demanda, tudo pode ser dito de uma forma diferente, por exemplo: “Olha, entendi sua necessidade e vou passar a ligação para uma pessoa que vai poder lhe ajudar muito mais do que eu, já que eu sou de outra área, tudo bem?

Pronto, agora já vou ligar aí na sua empresa e espero não ouvir “alô”!!!

Um abraço!

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