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Será que o atendimento telefônico da sua empresa é diferenciado e está capacitado para ajudar você a vender mais e aumentar o desempenho da sua empresa?
Nem sempre a resposta para essa pergunta é sim. Muitas vezes, com a rotina do dia-a-dia, algumas empresas acabam não dando a atenção que as chamadas telefônicas merecem, e esse recurso acaba sendo subutilizado.
Foram-se os dias em que o atendimento telefônico ficava a cargo apenas de secretárias e telefonistas treinadas.
Hoje, o telefone é atendido por todos dentro de uma empresa, e não é mais uma tarefa de secretárias, já que muitas empresas acabaram abrindo mão das secretárias.
Por isso, se a sua empresa quer ir além, separamos algumas dicas para você aplicar na sua empresa atendimento diferenciado:
#1. Garanta que o telefone sempre possa ser atendido
A sua empresa toda está trabalhando, mas quando o telefone toca, é bom que vocês atendam.
Muitas vezes pode ser chato ter que parar tudo o que estamos fazendo e atender uma chamada, mas não atender será muito pior para a sua reputação.
Se você, ou alguma outra pessoa estiver no meio de algo que não pode ser interrompido (como uma reunião), garanta que outra pessoa fique responsável por atender as chamadas e anotar os recados.
#2. Tenha um roteiro
Quando alguém liga para a sua empresa, você sabe utilizar questões chave para identificar o que ele precisa?
Crie um pequeno roteiro de perguntas e orientações básicas para que o seu interlocutor seja atendido da melhor maneira possível.
Mesmo que a pessoa solicite falar com um contato específico, sonde e procure saber do que se trata. Muitas vezes, a pessoa com quem o interlocutor quer falar nem é a pessoa mais indicada para o atendimento.
Quando você começar a fazer perguntas para seu interlocutor, terá um aproveitamento muito maior de suas chamadas telefônicas.
#3. Sempre anote e repasse os recados
Depois que a chamada é atendida, o roteiro de perguntas para identificação das chamadas é aplicado, se a pessoa que poderia atender à chamada está indisponível ou ausente no momento, anote os recados imediatamente.
Utilize o nome do interlocutor, explique o assunto e identifique os contatos pelos quais a chamada pode ser retornada.
Melhor ainda seria, se ao realizar esse procedimento, você também os enviasse por e-mail.
Muitos recados acabam se perdendo no meio de outras tarefas do dia-a-dia e isso pode acabar prejudicando a sua empresa. Por isso, a melhor maneira de transmitir recados é garantir que eles sejam enviados logo que a chamada é encerrada.
E, nesse caso, a melhor ferramenta pode ser o e-mail.
#4. Prolongue o horário do seu atendimento
Em muitas empresas que funcionam em horário comercial é impossível fazer contato após às 17:30h, ou 18h.
Isso torna o contato entre as empresas impossível depois do horário comercial e pode frustrar o interlocutor. E se a sua empresa pudesse oferecer um atendimento 24h para seus clientes?
Um serviço de secretárias virtuais pode ajudar sua empresa a tira nota 10, nisto tudo. Com ele, quando você não estiver funcionando, ou não puder atender, suas chamadas são recuperadas e você não perde nenhum contato.
O serviço funciona de maneira muito simples, e está acessível a qualquer empresa.
Você contrata o serviço de secretárias virtuais e recebe um número de fácil memorização para divulgar em todos os seus materiais de divulgação.
Quando alguém liga para o número, você pode programar para que ele seja redirecionado para um fixo ou até mesmo um celular de sua escolha.
Caso você não possa atender, secretárias virtuais atendem em nome da sua empresa. As secretárias podem acessar a sua agenda, sistema, ou até mesmo adiantar pedidos de vendas.
Ao final da ligação, você ainda recebe um resumo do atendimento por e-mail ou SMS e pode dar seguimento ao atendimento. E tudo que você precisa fazer, pra começar, é escolher o plano que melhor se adequa à sua empresa.
Se destaque por ter um atendimento diferenciado
Agora que você já sabe o passo-a-passo para garantir um atendimento telefônico diferenciado, que tal implementar essas dicas e medir as diferenças?
Certamente a sua empresa vai melhorar o nível do atendimento, bem como ser referencia em atendimento telefônico para seus clientes.
Dessa maneira, a sua empresa está pronta para entregar um grande diferencial no atendimento, melhorando a comunicação com clientes, fornecedores e outros parceiros estratégicos de negócios.
