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Home Office: Como comunicar uma imagem profissional

Home Office: Como comunicar uma imagem profissional
Home Office: Como comunicar uma imagem profissional

Home office, do inglês, escritório em casa, cada dia mais é uma realidade na vida de empreendedores de pequenas e médias empresas, além de executivos, em sua maioria, porque grandes empresas também já estão adotando o trabalho de seus colaboradores no formato home office, seja em período parcial ou durante alguns dias da semana ou somente na sexta-feira, por exemplo.

Segundo dados da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades e da International Telework Academy na Amética Latina, “o home office é uma tendência mundial e envolve 32,5% da população economicamente ativa, com cerca de 1 bilhão de pessoas utilizando esse método. A estimativa é de que 12 milhões de brasileiros trabalham em casa”.

Quando falamos em home office, um dos primeiros pontos a se levar em consideração é DISCIPLINA! Estando em casa é fácil se distrair com uma televisão, um vídeo game, uma sessão da tarde, um soninho depois do almoço, um bate papo com o vizinho, etc. Não que isso não possa acontecer, desde que haja uma boa administração de tempo e fluxo de trabalho. É importante, por exemplo, determinar um horário de início, intervalos e término do trabalho, assim como definir que você não pode ir lavar roupa, no meio do expediente (não misturar trabalhos domésticos com o seu trabalho corporativo).

O formato de trabalho em home office não necessariamente se aplica a todo tipo de atividade, de repente a produção de algum produto que requer um espaço para montagem e estoque não será possível ser feita de casa; para segmentos que atuam com manipulação de produtos químicos, por exemplo, também não é recomendado trabalhar de casa (há, inclusive, legislação específica para isso).

Em geral, profissionais que atuam na prestação de serviços e que precisam apenas de computador, internet, impressora, telefone fixo e celular, podem se dar muito bem no home office, ou seja, profissionais como jornalistas, escritores, contadores, webdesigners, produtores musicais, artesãos, programadores, entre outros.

Bem, além dessa disciplina, outra grande preocupação dos trabalhadores em home office é como passar uma imagem de uma empresa séria para seus clientes, parceiros, fornecedores, se você trabalha de casa. Alguns passos são muito importantes para isso:

1 – Não minta sobre seu home office, jamais tenha vergonha de dizer que trabalha em casa, pois se você passar credibilidade sobre a sua capacidade profissional e experiência, não haverá qualquer problema. Além do mais, é muito importante que seu cliente perceba isso no dia a dia, que ele não veja realmente diferença entre ser atendido por alguém que está em home office ou alguém que está em uma empresa maior.

2 – Tenha um site muito bem estruturado, desenvolvido dentro dos melhores padrões de design gráfico e otimizado para que possa ser acessado a partir de qualquer dispositivo móvel. O site da sua empresa é o seu cartão de visitas, é o seu sorriso para o cliente. Mesmo trabalhando em home office, um belo site, bem estruturado, vai passar confiança, segurança e credibilidade referente ao seu negócio.

3 – Tenha um cartão de visitas bem apresentável, pois ainda é uma prática do mercado a troca de cartões de visitas no primeiro contato, e ter um cartão de visitas apresentável, com um design bem bonito, com todos os seus contatos profissionais, com certeza vai gerar mais credibilidade. Mas fique atento que agora não é mais necessário colocar endereço no seu cartão de visitas, outro ponto positivo para quem trabalha em home office.

4 – Utilize seu e-mail profissional, e não uma conta de provedores como “Hotmail”, “Yahoo”, “Gmail”, etc. Crie uma conta de e-mail com a extensão da sua empresa. Isso é bem fácil de fazer porque está atrelado à construção do seu site, em geral, a maioria das empresas de hospedagem de site já oferece algumas contas de e-mail corporativo.

5 – Tenha e-mails específicos para cada área da sua empresa, mesmo que seja apenas você a responder todas as mensagens, elas já estarão separadas por departamento, e seu cliente não precisa, necessariamente, saber disso. Como dito acima, a maioria das empresas de hospedagem de site oferece uma quantidade razoável de contas de e-mail, então, por exemplo, você pode ter um e-mail para enviar contratos, notas fiscais e tratar de questões administrativas ou de contas a pagar com seus clientes; outro e-mail para atendimento; outro para orçamentos e assuntos do comercial; etc. Com certeza o cliente, do outro lado da tela, vai ter uma impressão de que sua estrutura é melhor.

6 – Tenha um número de telefone fixo. Por mais que o celular seja unanimidade atualmente, ter um telefone fixo remete à confiança em relação à estrutura da sua empresa, quando comparada a um concorrente, que só divulga seu celular. Nem sempre você vai conseguir atender ao telefone fixo ou mesmo ao seu celular quando estiver em reuniões. Aí é que entra o próximo item.

7 – Use e abuse de um serviço de secretária virtual, já que, naturalmente, você não vai conseguir atender a todas as ligações do seu telefone fixo ou até mesmo do seu celular. Durante o seu trabalho no home office, em algum momento você vai parar para se alimentar, ir ao banheiro, fazer uma reunião via Skype com outro cliente, estará falando com alguém ao telefone, não vai estar em casa porque tem uma reunião de trabalho ou até mesmo porque teve de resolver questões pessoais. Aí realmente pode pegar mal o cliente ligar, ligar, ligar e ligar e não conseguir falar com você. Uma secretária virtual resolve essa questão e tantas outras. Não estamos falando de uma secretária eletrônica, e sim, de uma pessoa treinada que vai atender aos clientes em nome do seu negócio e não simplesmente “anotar um recado”. Ela estará remotamente no escritório da empresa que presta o serviço de secretárias compartilhadas e vai atender ao telefone dizendo o nome da sua empresa. Veja se já não muda de cara quando alguém liga e uma secretária atende pelo nome da sua empresa! Isso gera confiança e credibilidade. E quanto ao investimento para se ter uma secretária virtual? Tão baixo que você nem vai acreditar! Consulte a Prestus Secretárias Compartilhadas e dê uma cara profissional ao seu negócio em home office.

Um abraço e até mais!

 

Um comentário em “Home Office: Como comunicar uma imagem profissional

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