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Home Office: Como comunicar uma imagem profissional

 

Saiba como transmitir mais credibilidade e confiança ao cliente durante o trabalho em casa

Home Office: Como comunicar uma imagem profissional

Quando falamos em trabalhar Home office, devemos ter em mente que apenas comunicar uma imagem profissional não é o suficiente, embora também seja extremamente importante!

Antes de qualquer coisa, é importante ressaltar que a rotina de trabalho home office deve ser igual ou até mais produtiva do que um dia na empresa. Sabe por quê? É sobre isso que vamos falar neste post! Vamos lá?

O que é Home Office

Home office, do inglês, escritório em casa, é uma modalidade de trabalho em casa (ou até mesmo em locais de Coworking), que vem sendo cada dia mais uma realidade na vida de empreendedores e profissionais de pequenas, médias e grandes empresas, especialmente após a pandemia da COVID19, que praticamente de “um dia para o outro” fez com que muitas empresas a nível mundial precisassem se adaptar ao novo sistema de trabalho para contribuir no achatamento da curva de crescimento do vírus.

No Brasil

Segundo dados de 2015 da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades e da International Telework Academy na Amética Latina, “o home office é uma tendência mundial e envolve 32,5% da população economicamente ativa, com cerca de 1 bilhão de pessoas utilizando esse método em todo o mundo”.

Em 2018, no Brasil, cerca de 3,8 milhões profissionais já trabalhavam em casa, segundo uma pesquisa realizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), tornando-se o maior número de pessoas nesta condição de trabalho já registrado no País. Número este que em 2020 certamente já foi superado.

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Quem pode trabalhar Home Office?

Embora esta modalidade de trabalho tenha se tornado uma tendência mundial nos últimos meses, é importante ressaltar que o formato de trabalho home office não necessariamente se aplica a todo tipo de atividade, de repente a produção de algum produto que requer um espaço para montagem e estoque não será possível ser feita de casa; para segmentos que atuam com manipulação de produtos químicos, por exemplo, também não é recomendado trabalhar de casa (há, inclusive, legislação específica para isso).

Profissionais como jornalistas, contadores, prestadores de serviços digitais e de tecnologia da informação, produtores musicais, artesãos, entre muitos outros setores conseguem facilmente se adaptar ao trabalho em casa.

O que é necessário para o Home Office?

Em geral, profissionais precisam apenas de:

  • Espaço físico, de preferência isolado dos demais cômodos da casa;
  • Computador ou notebook;
  • Internet estável;
  • Telefone fixo e celular;

Como trabalhar Home Office

Estando em casa é fácil se distrair com uma televisão, um vídeo game, uma sessão da tarde, um soninho depois do almoço, um bate papo com a família, etc. Não que isso não possa acontecer, desde que haja uma boa administração de tempo e fluxo de trabalho. Por isso é importante ter DISCIPLINA para, por exemplo, determinar um horário de início, intervalos e término do trabalho, assim como não misturar trabalhos domésticos com o seu trabalho corporativo. Estar num espaço físico isolado dos demais cômodos da casa evita distrações e colabora que o seu serviço seja mais produtivo.

infografico como tornar o home office mais produtivo

Bem, além da disciplina, outra grande preocupação dos trabalhadores em home office é como passar a imagem de uma empresa séria e profissional para seus clientes. Alguns passos são muito importantes para isso e listamos abaixo.

Como transmitir uma imagem profissional no Home Office

1 – Não minta sobre seu home office, jamais tenha vergonha de dizer que trabalha em casa, pois se você passar credibilidade sobre a sua capacidade profissional e experiência, não haverá qualquer problema. Além do mais, é muito importante que seu cliente perceba isso no dia a dia, que ele não veja realmente diferença entre ser atendido por alguém que está em home office ou alguém que está em uma empresa.

2 – Tenha um site muito bem estruturado, desenvolvido dentro dos melhores padrões de design gráfico e otimizado para que possa ser acessado a partir de qualquer dispositivo. O site da sua empresa é o seu cartão de visitas, é o seu sorriso para o cliente. Mesmo trabalhando home office, um belo site vai passar confiança, segurança e credibilidade sobre o seu negócio.

3 – Tenha um cartão de visitas bem apresentável, pois ainda é uma prática do mercado a troca de cartões de visitas no primeiro contato. Tê-lo bem apresentável, com todos os seus contatos profissionais, com certeza vai agregar valor ao seu negócio e gerar mais credibilidade para o cliente. Neste momento, cartões de visita digitais também são amplamente trocados entre empresas e clientes, seja pelo WhatsApp ou até mesmo redes sociais como Linkedin e Instagram.

DICA: Caso use as redes sociais para se comunicar com clientes, atente-se para utilizar um perfil profissional. Lembre-se que é a imagem da sua empresa que está em jogo!

4 – Utilize seu e-mail profissional, e não uma conta de provedores como “Hotmail”, “Yahoo”, “Gmail”, etc. Crie uma conta de e-mail com a extensão da sua empresa. Isso é bem fácil de fazer porque está atrelado à construção do seu site, em geral, a maioria das empresas de hospedagem de site já oferecem algumas contas de e-mail corporativo.

5 – Tenha e-mails específicos para cada área da sua empresa, mesmo que haja apenas você para responder todas as mensagens, elas já estarão separadas por departamento, e seu cliente não precisa, necessariamente, saber disso.

Como dito acima, a maioria das empresas de hospedagem de site oferece uma quantidade razoável de contas de e-mail, então você pode, por exemplo, ter um e-mail para: assuntos administrativos, comercial, financeiro, suporte e atendimento ao cliente etc.

6 – Tenha um número de telefone fixo. Por mais que o celular seja unanimidade atualmente, ter um telefone fixo remete confiança em relação à estrutura da sua empresa, quando comparada a um concorrente, que só divulga seu celular com WhatsApp. Pode ser que nem sempre você vai consiga atender ao telefone fixo ou mesmo ao seu celular e é que entra o próximo item.

7 – Use e abuse de um serviço de secretária virtual, já que, naturalmente, você pode não conseguir atender a todas as ligações do seu telefone fixo ou do seu celular.

Durante o seu trabalho home office, em algum momento você vai parar para se alimentar, ir ao banheiro, fazer uma reunião via Skype com outro cliente, estará falando com alguém ao telefone, aí realmente pode pegar mal o cliente ligar, ligar, ligar e não conseguir falar com você.

Uma secretária virtual resolve essa questão e tantas outras administrativas, remotamente, assim como você!

Guia visual: 10 dicas de como vender mais com secretárias compartilhadas

Aqui, não estamos falando de uma secretária eletrônica robotizada, e sim de uma pessoa treinada para atender aos clientes,  em nome do seu negócio, e não simplesmente alguém para apenas “anotar um recado”.

Ela estará remotamente no escritório da empresa que fornece estes serviços (ou até mesmo trabalhando Home office também), para atender ao telefone em nome da sua empresa.

Veja se já não muda de cara quando alguém liga e uma secretária atende! Você deve estar se perguntando sobre o investimento necessário para ter uma secretária virtual, não é mesmo? Consulte a Prestus – Secretárias Compartilhadas e dê uma cara ainda mais profissional ao seu negócio em home office.

Como tornar o trabalho de casa produtivo

Por fim, mas não menos importante, no início do texto comentamos que apenas comunicar uma imagem profissional não é o suficiente no home office, é necessário também ser produtivo para que as mesmas atividades que seriam realizadas na empresa possam ser feitas em casa.

Para te auxiliar nesse desafio do trabalho em casa, reunimos num infográfico 6 dicas importantíssimas de Como tornar o home office produtivo, inclusive se você tem crianças em casa. Acesse gratuitamente.

DICA: Para saber mais dicas, sobre como trabalhar Home Office, leia o post: Como lidar com distrações no home office.

Um abraço e até mais!

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