Gestão do tempo: o que é? + 5 passos para colocar em prática

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Gestão de tempo: o que é? Quais as suas vantagens? Como colocar em prática?

 

Se alguma vez você já se perguntou como uma pessoa dá conta de todas as suas tarefas dentro do seu horário de trabalho, então é o momento de entender o que é gestão de tempo e a importância de organizar-se.

Gestão de tempo: o que é

Às vezes conhecemos algumas pessoas que parecem que o seu dia tem mais de 24 horas, de tantas atividades que realizam diariamente, não é? Mas a verdade é que quando falamos sobre gestão de tempo e organização do trabalho, é possível implementar algumas práticas que fazem toda a diferença.

Com isso, é possível reconhecer diferentes vantagens, como aumento da produtividade e otimização do seu tempo. O mais importante é lembrar que essas dicas de gestão de tempo podem ser implementadas tanto na sua vida profissional quanto pessoal.

Afinal, no fim das contas tudo isso está conectado, certo? Se você consegue organizar-se para realizar todas as suas tarefas profissionais durante o período de trabalho, então terá mais tempo para realizar outras atividades do âmbito pessoal.

Ou seja, entender o que é gestão de tempo e, principalmente, como implementar em seu dia a dia, pode melhorar a sua qualidade de vida e produtividade. Quer saber um pouco mais sobre isso? Continue a leitura!

O que é gestão de tempo e qual a sua importância?

Podemos considerar a gestão de tempo como uma metodologia ou um conjunto de técnicas que auxiliam no planejamento da sua rotina, com o objetivo de ter um melhor aproveitamento do tempo gasto em suas atividades.

Dessa maneira, é possível lidar com algumas tarefas de forma mais eficaz, através da organização das atividades que você precisa desenvolver. Assim, podemos encontrar outras vantagens da gestão de tempo, como:

  • Evitar o estresse e a ansiedade;
  • Diminuir os problemas inesperados e a pressão;
  • Menor chance de retrabalhos;
  • Mais eficiência e motivação;
  • Compromisso com a pontualidade.

Ou seja, quanto melhor você consegue administrar o seu tempo, maior será a sua produtividade e rendimento. 

Parece óbvio, não é mesmo? E apesar de conhecermos o que é gestão de tempo, aplicar isso no seu dia a dia parece mais difícil, certo? 

O segredo está na constância da mudança de hábitos. Por mais que pareça impossível se organizar no começo, o importante é manter esse planejamento até que se torne algo natural – e essencial – na sua rotina.

Mas pode ficar tranquilo, pois agora vamos te dar algumas dicas para colocar a gestão de tempo em prática, podendo salvar horas do seu dia, além de ter mais tempo para atividades de lazer ou apenas descanso.

5 passos para colocar a gestão de tempo em prática

Vale a pena lembrar que a partir do momento em que você sabe o que é gestão de tempo, entende que é possível implementá-lo em diferentes aspectos da sua vida e todos eles de forma eficaz. 

Às vezes, é necessário fazer alguns ajustes, mas as dicas seguem as mesmas, seja para o seu trabalho, para a faculdade ou até para sua vida pessoal. Confira agora 5 passos para otimizar as atividades do seu dia com a gestão de tempo.

1. Defina suas metas e objetivos

Antes de fazer qualquer planejamento, o primeiro passo para ter uma rotina ágil e eficiente é pensar nas suas metas. Se estamos falando sobre a organização no ambiente de trabalho, é importante pensar onde você quer chegar e quais são as etapas necessárias para alcançar este objetivo. 

Inclusive, é importante pensar em questões de aprimoramento profissional, seja para conseguir uma promoção no trabalho ou aplicar-se a novas vagas. Você pode criar metas de curto, médio e longo prazo para conseguir equilibrar melhor.

Afinal, trabalhar sem metas pode dar a sensação de estar perdido, sem saber o que fazer. Este é um ambiente propício para a procrastinação e falta de motivação. Por isso, é preciso criar metas que sejam desafiadoras, mas ainda assim, possíveis de serem alcançadas.

2. Faça um bom planejamento

Gestão de tempo: to do list

Agora que você tem bem definido quais são os seus objetivos, é o momento de pensar o que é necessário fazer para alcançá-los. Primeiramente, você pode fazer um planejamento mensal ou semestral, principalmente para as metas de médio e longo prazo.

A partir disso, você consegue fazer uma melhor gestão de tempo com uma organização semanal, planejando o seu dia com antecedência. 

Para isso, utilize um caderno, planilha, bloco de notas ou alguma ferramenta específica para fazer uma espécie de checklist: anote suas tarefas diárias de maneira que fique fácil de visualizar quais atividades estão pendentes e quais já foram concluídas.

A partir do momento em que você tem tudo isso de forma organizada, fica mais simples entender quando você consegue dar conta de outras atividades ou não, sendo responsável com os prazos e a qualidade das suas entregas. 

Por isso, duas dicas importantes que podemos dar sobre organização e gestão de tempo são: saiba dizer não quando precisar (e, é claro, se for possível), para que isso não comprometa as suas outras responsabilidades e aprenda a elencar as suas prioridades, que veremos a seguir. 

3. Crie uma lista de prioridades

É claro que, em um cenário ideal, você organizaria a sua gestão de tempo de tal maneira que conseguiria realizar todas suas atividades com antecedência e nada ficaria para última hora.

Mas sabemos que não é bem assim que acontece na vida real, não é mesmo? Além de muitas vezes depender de outras pessoas para realizar o nosso trabalho, sempre acaba aparecendo aquela tarefa que precisa ser entregue no mesmo dia.

Ao elencar as suas atividades diárias em checklists, como mostramos no passo anterior, você também deve deixar de fácil visualização quais são as prioridades. Para isso, classifique as tarefas em ordem de importância e nível de urgência. 

Comece pelas que são mais importantes e urgentes. Em seguida, passe para as atividades que têm importância, mas que não são tão urgentes – e siga assim até completar as tarefas do dia, e, se necessário, delegue tarefas.

4. Defina prazos

Às vezes temos aquelas atividades que não possuem uma data final estabelecida e ficamos adiando até o último instante. Entretanto, a partir do momento que você passa a definir prazos, é muito mais fácil se comprometer em entregá-las, mesmo que seja antes do prazo.

Além disso, caso você tenha algum projeto maior, uma dica que podemos dar relacionada à gestão de tempo é dividi-lo em etapas menores e estipular um prazo limite para cada uma delas. Isso torna todo o processo muito mais natural, além de evitar que vire uma grande bola de neve.

5. Utilize ferramentas para gestão de tempo

Utilizar ferramentas para organização é uma das principais maneiras de gerir melhor o seu tempo. Algumas delas são:

  • Agenda de papel;
  • Post-it;
  • Google Calendar;
  • Bloco de notas online;
  • Planilhas;
  • Trello.

A verdade é que existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas para gestão de tempo. O importante é usar aquela que mais se adequa ao seu estilo de trabalho.

Leia também: Metodologias ágeis: o que são + 3 exemplos

4 dicas de gestão de tempo de grandes personalidades

Agora, vamos conhecer algumas dicas de empresários, criadores e importantes personalidades que podem nos ensinar muito sobre a gestão de tempo.

1. Mantenha uma atitude positiva 

“Existem poucas chances de sucesso quando o mau humor predomina” – Andrew Carnegie, empresário e filantropo

Reserve tempo para se divertir, cultive o bom humor fazendo coisas que te façam rir, seja assistir a uma boa comédia ou sair com os amigos para soltar algumas boas gargalhadas.

2. Cuidado com o sucesso 

“O sucesso é um péssimo professor. Ele seduz pessoas inteligentes a pensar que nunca irão falhar” – Bill Gates, fundador da Microsoft

Reveja seus objetivos de vida. O que é o sucesso para você? Como medir seu grau de felicidade na sua vida pessoal e profissional? E, principalmente, qual o preço que você está disposto a pagar pelo sucesso?

3. Esteja atento às oportunidades 

“Eu faço as coisas quando a oportunidade se apresenta” – Warren Buffet, investidor

Para estar atento às oportunidades, você precisa estar focado no que acontece ao seu redor. Não deixe que as suas tarefas e rotinas cotidianas o impeçam de acompanhar o que está acontecendo. Guarde tempo para se manter informado e atualizado.

4. Seja realista 

“Encare a realidade como ela é, não como ela foi ou como você gostaria que ela fosse” – Jack Welch, Ex-CEO da General Electric

Sonhar é fundamental para alcançar o sucesso, mas precisamos reconhecer a realidade como ela é, principalmente num mundo em que os acontecimentos se sucedem a um ritmo alucinante.

Coloque em prática e seja mais produtivo!

Neste conteúdo sobre o que é gestão de tempo, em que falamos sobre as vantagens, também oferecemos um passo a passo para que você consiga colocar em prática essa organização.

Se você é um empresário, é importante lembrar que essas dicas podem ser facilmente adaptadas para sua empresa: definir as metas, criar um planejamento, elencar as prioridades e, afinal, contratar profissionais capacitados para delegar tarefas de forma eficaz.

E quando falamos sobre isso, não podemos deixar de lado a importância da terceirização de serviços – que podem ir desde o transporte, contabilidade e até o atendimento ao cliente com as secretárias virtuais.

A Prestus é a primeira e maior empresa de secretárias compartilhadas no Brasil, atendendo em nome de mais de 500 empresas com total sigilo e prestatividade. 

As secretárias virtuais oferecem atendimento telefônico 24 horas, aplicam o questionário de atendimento receptivo e encaminham os recados por e-mail e/ou SMS. 

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