Como delegar tarefas de forma eficaz: 4 dicas para gestores

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Descubra como delegar tarefas de forma eficaz com 4 dicas

 

O tempo dos gestores está cada vez mais curto para desafios cada vez maiores. Por isso, entender como delegar tarefas de forma eficaz pode fazer a diferença para o andamento de todos os processos dentro da sua empresa.

Como delegar tarefas

Muitas vezes ouvimos a máxima que se você quer algo bem feito, deve fazer você mesmo. Mas a verdade é que isso não faz sentido dentro de um ambiente de trabalho, certo? Afinal, contratamos pessoas para que elas sejam capazes de executar as suas funções sem que um líder ou gestor precise ficar em cima o tempo todo.

Apesar disso, reconhecemos que há uma dificuldade em delegar tarefas, sendo um dos principais desafios quando estamos falando sobre liderança. Até que ponto podemos fazer isso de maneira eficiente? Como passar essa responsabilidade para outras pessoas?

Separamos algumas dicas para que você, líder ou gestor, não tenha mais problemas ao delegar atividades e ainda assim conquiste resultados satisfatórios tanto para a equipe quanto para a empresa. 

O que é mais importante ao delegar tarefas?

Primeiramente, devemos enfatizar que muitas vezes uma pessoa não é capaz de centralizar todas as demandas, pois isso pode fazer com que ela fique sobrecarregada. Neste sentido, o mais natural seria entender como delegar as tarefas de forma eficaz com toda a equipe, certo?

A delegação de atividades oferece inúmeros benefícios não apenas para empresa, mas também para os próprios funcionários, que podem trabalhar de forma mais independente e ao mesmo tempo se destacar em suas tarefas.

Além disso, isso fortalece a liderança, pois mostra que os gestores confiam, de fato, nas pessoas que foram escolhidas para fazer parte dessa equipe. Mais do que isso, é uma maneira de gerar mais produtividade, já que os colaboradores estão focados em diferentes tarefas, sempre com o objetivo de melhorar os resultados.

Parece incrível, não é mesmo? Então por que será que podemos encontrar tanta dificuldade em delegar tarefas? A verdade é que muitos gestores acabam confundindo a delegação com a transferência de responsabilidades.

Ou seja, delegar não significa que você, gestor, vai se desligar de todas essas atividades, mas sim abrir mão da maneira que ela é feita, sempre acompanhando para que cheguem a resultados satisfatórios.

Tudo isso porque a delegação de atividades está associada diretamente à comunicação com clareza, sem deixar de acompanhar os processos, sendo uma ótima maneira de desenvolver a sua equipe. 

Pareceu mais simples toda essa ideia relacionada a como delegar tarefas de forma eficaz? Quer conhecer algumas dicas e exemplos?

4 dicas sobre como delegar tarefas efetivamente

1. Conheça a sua equipe

Você conhece bem quais são as habilidades de cada integrante da sua equipe? Aqui, estamos falando tanto sobre hard skills quanto soft skills, pois sabemos como ambas são importantes e podem fazer a diferença em um trabalho bem executado.

Reconhecer essas capacidades em outras pessoas permite que você delegue as tarefas de uma forma muito mais eficiente, já que pode pensar em quais habilidades cada atividade requer, e então indicar a pessoa mais adequada para isso.

Outro ponto é que, dessa maneira, você consegue reconhecer os pontos fortes e fracos do seu time, sendo possível também incentivá-los a se desenvolver naquilo que possuem mais dificuldade.

2. Determine o que você realmente espera do seu time

A única maneira da equipe conseguir resultados satisfatórios com a delegação de tarefas é se eles souberem exatamente aquilo que você espera. Ou seja, uma comunicação transparente faz toda a diferença nessas situações.

Pensando que o alinhamento de expectativas é ideal para o sucesso, uma dica que podemos dar refere-se a utilizar alguma metodologia ágil. Além de ser essencial para acompanhar o desempenho das atividades, também serve para que os colaboradores visualizem melhor as suas metas.

Além disso, o que é mais importante ao delegar tarefas é estar sempre disponível para sua equipe. Tire dúvidas, acompanhe as atividades e dê a sua opinião. Estar no meio desse processo traz muito mais confiança no líder e maior produtividade do time. O que nos leva para o próximo tópico.

3. Acompanhe o andamento do trabalho

Lembra que anteriormente falamos sobre como delegar tarefas de forma eficaz não é o mesmo que transferir responsabilidades? Isso porque com a delegação, o seu objetivo não é se livrar dessas atividades. 

Por isso, acompanhar de perto os processos faz muita diferença no andamento e também permite que o gestor faça as suas considerações e até mesmo alterações quando achar necessário.

Também é uma ótima maneira de ouvir feedbacks da equipe, entender o que está tendo resultados positivos e saber onde pode melhorar ou mudar a estratégia. E não é possível fazer isso sem acompanhar de perto o andamento do trabalho, certo?

4. Confie na sua equipe

Por último, temos o óbvio – mas que representa uma das dificuldades em delegar tarefas. É preciso ter confiança que os profissionais da sua equipe possuem as habilidades necessárias para chegar ao objetivo.

Principalmente, é necessário que você esteja disposto a aprender. Por vezes, estamos tão acostumados a fazer algo de uma maneira, que não conseguimos ver os métodos alternativos – que podem inclusive economizar tempo e dinheiro.

Então, lembre-se: por mais que fazer o acompanhamento e dar opiniões sejam necessárias, também é importante confiar que a sua equipe está dando o melhor para alcançar os resultados esperados.

Delegação de tarefas pode ir além do seu time

Entender como delegar tarefas de forma eficaz é importante para todas as empresas, tanto interna quanto externamente. Afinal, também devemos reconhecer que os funcionários possuem um limite de produtividade e que muitas coisas acabam sendo deixadas de lado.

No fim, exemplos de delegar tarefas não faltam e percebemos como a terceirização de serviços também funciona como uma uma delegação de atividades: 

Ter profissionais capacitados para executar tarefas que você não é especialista ou apenas que te faltem tempo é fundamental para garantir o andamento da empresa.

A Prestus é a primeira e maior empresa de Secretárias Compartilhadas no Brasil, atendendo em nome de mais de 500 empresas com total sigilo e prestatividade. 

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Publicado - 22/06/2021


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