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Secretária Virtual

Publicado - 17/01/2012

Secretária Eletrônica: como usar a favor de seu negócio

Tempo estimado de leitura: 3 minutos

 

É fato que 95% dos brasileiros, quando não são atendidos, não deixam recado na caixa postal ou secretária eletrônica, nem de pessoas, muito menos de empresas. Ainda assim, algumas práticas podem ajudar seu negócio a perder menos vendas, quando você não puder atender.

Use a saudação da Secretária Eletrônica

Capriche na saudação, desculpando-se por todos estarem ocupados, pedindo que o cliente deixe nome e telefone, e que certamente irá receber um contato de um representante. Se puder, informe também um celular para contato, em caso de urgências, o que permite o atendimento fora do expediente.

As Secretárias Eletrônicas antigas não te enviam e-mail, nem SMS, mas ao passar ao lado dela, em geral haverá uma luz vermelha piscando. Ouça suas mensagens (e as retorne) o quanto antes! As Caixas Postais de números fixos também não avisam com frequência de que há mensagens novas, então cheque sempre (e retorne suas ligações)

Uma alternativa mais interessante para o uso de caixa postal e secretária eletrônica é o Virtus Remoto, da Prestus. Esse serviço é mais funcional uma secretária eletrônica tradicional, pois ele é capaz de transferir a ligação para outro número, mesmo sem a função siga-me.

Como também, ele realiza o envio de SMS, para notificar o número de quem te ligou, gravar o recado e enviar para o seu e-mail, na hora!

Siga-me

Se sua linha tiver o Siga-me, programá-la para desviar chamadas para o seu celular é uma opção. Porém há dois efeitos colaterais: o custo é bem alto e muitas vezes você estará ocupado e não poderá atender as ligações.

Atendimento Remoto

Com a mesma programação, você pode direcionar suas chamadas para uma equipe de Secretárias Compartilhadas que atenderão as chamadas que você não puder. Além disso, a equipe de secretárias podem tomar os pedidos, enviar solicitações aos departamentos, ou simplesmente registrar os recados que seguem imediatamente por e-mail.

Quais são os benefícios de ter secretária eletrônica na empresa?

Ter secretária eletrônica na empresa garante que o principal objetivo do seu negócio seja atingido ao final do dia: realizar conversões, vendas.

Além disso, o atendimento automático de chamadas fora do horário comercial pode ser uma saída para aqueles clientes que não conseguem efetuar contato dentro do horário de atendimento convencional.

É possível realizar um atendimento personalizado mesmo com a secretária eletrônica, de forma que a mensagem não tenha um discurso robotizado, de forma que o cliente tenha certeza que sua ligação resultará em um contato da empresa em outro momento.

Outro ponto que pode ser um atrativo é a redução de custos, uma vez que não será necessário ter uma equipe interna atendendo 24h por dia.

Quer saber mais sobre como aproveitar melhor a sua linha fixa atual? Leia este outro artigo “Como programar o siga-me” e baixe a tabela de códigos de programação.

Por fim, caso sua linha não possua esta funcionalidade, uma alternativa é o Virtus Remoto. Ele implementa o siga-me e ainda dá outras funcionalidades, inclusive a capacidade de capturar a chamada que você não atende, e direcioná-la para as Secretárias Compartilhadas 24 horas da Prestus.