É fato conhecido que 95% dos brasileiros, quando não são atendidos, não deixam recado na caixa postal ou secretária eletrônica, nem de pessoas, muito menos de empresas. Ainda assim, algumas práticas podem ajudar seu negócio a perder menos vendas, quando você não puder atender.

1. Uso mais efetivo da Caixa Postal ou da Secretária Eletrônica

Capriche na saudação, desculpando-se por, no momento, todos os representantes estarem ocupados, e pedindo que o cliente deixe seu nome e telefone, e que certamente irá receber um contato de um representante. Se puder, informe também um celular para contato, em caso de urgências, o que permite o atendimento fora do expediente.

As Secretárias Eletrônicas antigas não te enviam email, nem SMS, mas ao passar ao lado dela, em geral haverá uma luz vermelha piscando. Ouça suas mensagens (e as retorne) o quanto antes! As Caixas Postais de números fixos também não avisam com frequência de que há mensagens novas, então cheque sempre sua Caixa Postal (e retorne suas ligações)

Uma alternativa mais moderna e interessante para o uso de Caixa Postal e Secretária Eletrônica é o Virtus Remoto, da Prestus (www.prestus.com.br), que é muito melhor que uma secretária eletrônica, pois ele é capaz de transferir a ligação para outro número ou para onde você estiver (celular ou outro fixo), mesmo sem a função Siga-me de desvio de chamadas na sua linha telefônica. Imagine uma secretária que pode transferir as chamadas para você, ou mesmo enviar um SMS no seu celular, notificando o número de quem te ligou ou ainda gravar o recado em MP3 e enviar para o seu email, na hora!

2. Uso do Siga-me para Celular

Se sua linha tiver o Siga-me, programá-la para desviar chamadas para o seu celular é uma opção. Porém há dois efeitos colaterais: o custo é bem alto (leia este artigo para um comparativo ou baixe o aplicativo grátis Siga-me para Android), e muitas vezes você estará ocupado e não poderá atender as ligações.

3. Uso do Siga-me para Atendimento Remoto

Com a mesma programação, você pode direcionar suas chamadas para uma equipe de Secretárias Compartilhadas (www.numeromagico.com.br) que atenderão as chamadas que você não puder atender e poderão ainda te consultar no celular, se você pode atender os casos mais urgentes, tomando pedidos, enviando solicitações aos departamentos correntos, ou simplesmente anotando recados que seguem imediatamente, por email.

Quer saber mais sobre como aproveitar melhor a sua linha fixa atual? Leia este outro artigo “Como programar o siga-me” e baixe a tabela de códigos de programação ou baixe o aplicativo grátis Siga-me para Android

Caso sua linha não possua esta funcionalidade, uma alternativa é o Virtus Remoto, descrito no item 1 (ele implementa o Siga-me, em qualquer operadora fixa, e ainda te dá ainda outras funcionalidade muito modernas, inclusive a capacidade de capturar a chamada que você não atende, e direcioná-la para a equipe de Secretárias Compartilhadas 24 horas da Prestus.)

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