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Como otimizar seu atendimento telefônico no final de ano

Está planejando seu recesso de final de ano e ficou preocupado com suas ligações? Aqui está uma solução simples

Você está preocupado em perder o recesso de final de ano por conta das chamadas telefônicas?
Você está preocupado em perder o recesso de final de ano por conta das chamadas telefônicas?

Todo ano, no fim do ano, as empresas passam pelo mesmo dilema: será que deveríamos parar no recesso de final de ano, ou deveríamos continuar trabalhando.

Um dos motivos que acaba contando para o trabalho, é aquela velha e costumeira pergunta: mas quem vai atender às ligações?

Quando essa pergunta vem à tona, muitas empresas acabam chegando à conclusão que é melhor trabalhar. Muitas vezes dividem a empresa em grupos para revezarem uma folga no final do ano.

Se você já passou por essa situação, sabe que é assim mesmo que funciona. E muitas vezes, por muitas empresas estarem em recesso, o telefone mal toca.

E a sua empresa está gastando recursos demais para poder atender à essas poucas chamadas.

Faça as contas: se a sua empresa receber 1 chamada por dia durante o recesso, essa chamada telefônica justifica deixar metade de seus funcionários trabalhando e fazendo tarefas que poderiam executar de casa?

A resposta é, na maior parte dos casos: não.

Como resolver o problema de chamadas no final do ano

Se a sua empresa for como muitas empresas que saem de recesso no final do ano, você provavelmente está programando sair de recesso no dia 18/12 (uma sexta-feira), e retornar no dia 04/01 (uma segunda-feira).

Obviamente algumas empresas podem estar pensando em um período maior ou menor de tempo, mas via de regra, esse é o padrão do recesso.

Se você para totalmente, está sujeito a deixar seus clientes na mão. Mesmo que coloque uma gravação informando seus clientes do recesso, eles ainda gostariam de ser atendidos por alguém.

Por outro lado, como esse é um período de baixo movimento, se você deixa toda sua equipe à disposição, pode estar desperdiçando recursos.

O melhor a fazer nesse caso é utilizar as secretárias virtuais compartilhadas, que não param nem nos feriados do dia 24, 25 e 31/12 e dia 01/01.

Dessa maneira, a sua empresa não apenas ganha um canal de atendimento, como fica disponível para seus clientes 24 horas por dia, durante o recesso, e fora dele também.

Veja como é fácil programar seu recesso com as secretárias virtuais:

  1. Escolha o plano que melhor se encaixe nas necessidades da sua empresa.
  2. Você vai receber um número de telefone fixo após a contratação: você pode usá-lo para divulgar como central de atendimento, ou fazer um siga-me para o seu número fixo.
  3. Quando alguém ligar para a sua empresa, sua chamada será redirecionada para as secretárias virtuais.
  4. As secretárias virtuais vão atender em nome da sua empresa e aplicar um pequeno script feito pela sua empresa para identificar a ligação (novos clientes, pedido de atendimento, abertura de chamado, e etc.).
  5. Dependendo do seu plano, as secretárias podem diretamente incluir informações no sistema, agendar reuniões e consultas, e até mesmo incluir pedidos de vendas para serem validados por sua equipe comercial.
  6. Feito isso, ao final da ligação, você ainda recebe um extrato com o resumo do que aconteceu durante a chamada via e-mail e/ou SMS.
  7. Após receber o extrato, você pode retornar ativamente a chamada, para validar algum ponto, ou dar segmento à ligação. Isso pode ser feito de qualquer lugar, sem que você precise estar no seu escritório.

Com as secretárias virtuais você não perde seu recesso de final de ano, nem seus clientes, proporcionando a eles um atendimento profissional 24 horas por dia.

 

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