Atendimento telefônico: você está fazendo isso do jeito certo? - Prestus

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Atendimento telefônico: você está fazendo isso do jeito certo?

 

Como você avalia o atendimento telefônico da sua empresa? Nós temos uma maneira de melhorar a qualidade do seu atendimento

Será que a sua empresa está atendendo o telefone como deveria?

Será que a sua empresa está atendendo o telefone como deveria?

Muitas vezes, nos perdemos na rotina de nossos trabalhos, e estamos concentrados em nossas tarefas, que qualquer ruído, qualquer distração acaba nos deixando irritados.

Infelizmente, o telefone acaba sendo encarado como uma distração em muitas empresas.

Não há nenhum profissional responsável por atender ligações, e isso pode diminuir a qualidade do atendimento telefônico.

Quando não há uma telefonista, recepcionista ou secretária responsáveis pelo atendimento telefônico, ele acaba sendo responsabilidade de todos dentro de uma empresa.

Muitas vezes, alguns funcionários estão menos ocupados do que outros no momento em que o telefone toca, e podem oferecer a clientes e outros contato um atendimento de qualidade.

Mas, e quando todos estão ocupados, ou quando muitos profissionais estão fora, como é o nível do atendimento? Ou melhor: será que alguém atende o telefone na sua empresa quando todos estão trabalhando ocupados?

Vamos pensar na primeira resposta: um profissional atarefado para o que está fazendo e ele atende o telefone.

Nesse momento, tudo que o profissional quer fazer é voltar logo ao que estava fazendo.

Com a cabeça em outro lugar, ele não vai conseguir oferecer um atendimento de qualidade, e a primeira impressão ao telefone da sua empresa vai ser péssima.

Agora, vamos pensar na segunda variável: ninguém atendeu o telefone. Alguns profissionais estão fora do escritório , outros profissionais estão concentrados que nem ouvem o telefone e a chamada não é atendida.

Nesse momento, você perdeu uma oportunidade de atender alguém. Seja um cliente, um potencial cliente, ou até mesmo um funcionário.

Se a sua empresa é como a maioria das empresas, ela funciona desse jeito. Todos precisam atender o telefone, e por conta disso o nível de atendimento da sua empresa deve estar péssimo.

Mas há uma saída alternativa. A sua empresa pode contratar secretárias virtuais compartilhadas para atenderem as chamadas em nome da sua empresa.

Funciona assim: você recebe um número de fácil memorização para divulgar em seus materiais de marketing e vendas. Quando alguém liga para o seu número, a chamada é automaticamente redirecionada para o seu escritório.

Em caso de impossibilidade de ser atendida (linha ocupada, não atende, ou algo do tipo), secretárias treinadas recuperam a sua chamada e atendem a ligação em nome da sua empresa.

Elas aplicam um script de atendimento criado pela sua empresa, e depois enviam para seu e-mail ou SMS o relatório do atendimento.

Assim, você não perde a chamada e pode dar continuidade quando for o melhor momento. E o melhor de tudo: além de garantir que 100% das suas chamadas serão atendidas, você ainda pode ter um atendimento 24 horas à sua disposição.

Alias, se você gostou da ideia e quer experimentar, escolha o melhor plano para a sua empresa e faça uma avaliação hoje mesmo.

Finalmente, vamos falar do atendimento a EMAILS da empresa! O que muda? Muda tudo! Emails empresariais também precisam ser respondidos, porém aqui a questão é QUANDO. A empresa precisa ser organizada para não só não deixar de responder, mas também para interagir rapidamente com seus clientes e prospects.

Aqui uma ferramenta de gestão de tickets (como são chamadas os emails que entram “em fila”) ajuda muito, pois permite que várias pessoas se apropriem como responsáveis de cada solicitação, enquanto o sistema monitora o tempo de resposta e resolução de cada uma das solicitações. O artigo deste link exemplifica melhor como isto ocorre, e este outro mostra a importância de se ter também o atendimento humanizado.

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