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Como lidar com o volume de ligações no final do ano

 

Final do ano: o número de ligações aumenta. Veja como sua empresa pode transformar o problema em oportunidade

O número de ligações aumentam no final do ano. Veja o que fazer a respeito.

O número de ligações aumentam no final do ano. Veja o que fazer a respeito.

O final do ano chega e muitas empresas recebem um grande volume de ligações extras. Algumas precisam aumentar suas operações de atendimento telefônico, outras precisam contratar temporários para o final do ano.

Muitas empresas varejistas, financeiras, bancos, consultórios, escritórios de advocacia e similares sofrem com esse problema.

O varejo, obviamente é privilegiado com o Natal e Ano Novo, e isso faz com que o movimento, as compras, as vendas, o faturamento, e consequentemente os problemas aumentem.

O mesmo acontece com consultórios médicos, onde o famoso checkup anual acaba acontecendo antes das festas.

Mas, independentemente de ser um consultório médico, um pequeno ou médio varejo, ou um comércio local, o final do ano representa um aumento no volume de ligações telefônicas para as empresas.

A alternativa mais comumente utilizada pelas empresas é contratar mão-de-obra temporária para atender os clientes ao telefone e no balcão.

Porém, nem tudo se resolve:

  • As empresas contratam atendentes sem experiência.
  • Falta tempo para treinar os temporários.
  • Altos custos do processo seletivo.
  • Encargos trabalhistas.
  • Problemas de gestão de pessoal.

Esses são apenas os principais desafios de uma empresa quando pensa em contratar funcionários temporários.

Mas sua empresa não precisa recorrer a esta alternativa para ter um atendimento profissional com o aumento de chamadas telefônicas no final do ano.

Existe uma maneira mais simples, barata e eficiente de resolver os problemas de telefonia da sua empresa: as atendentes virtuais.

Entra em cena as atendentes virtuais

Atendentes virtuais são parte de serviços remotos e compartilhados de atendentes prontas para atender em nome da sua empresa 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Através de uma pequena mensalidade, as atendentes atendem suas ligações, anotam recados, pedidos, reclamações, e até mesmo trabalham como serviço de ouvidoria para sua empresa não perder a qualidade do atendimento durante o final do ano.

Depois que a ligação é encerrada, você pode optar pelo envio de recados via e-mail da empresa ou SMS, ou criar regras de recados (como reportar problemas mais urgentes via SMS de gestores ou gerentes, e ligações normais via e-mail).

Além de atenderem as ligações que porventura a sua empresa não puder atender, as atendentes ainda aplicam um questionário (script) personalizado em cada ligação para entender e registrar melhor as necessidades do seu interlocutor.

Além do encaminhamento de recados, as atendentes podem, inclusive tirar pedidos de vendas, agendar compromissos em agendas e realizarem pequenos serviços ativos, como cotações e reservas.

Como funciona

As atendentes virtuais podem receber apenas as ligações que a sua empresa não puder atender (em caso de linha ocupada, ou depois de tocar e ninguém atender), ou todas as ligações, assim que tocarem em seu telefone.

E você não precisa adquirir nenhuma linha extra. Tudo é feito através do serviço de siga-me que já está disponível em todas as linhas telefônicas digitais.

Através do siga-me, a empresa programa o encaminhamento de chamadas para o seu número de telefone no qual as atendentes virtuais estão à disposição. Esse número é exclusivo da sua empresa.

Assim, quando uma chamada é encaminhada, as atendentes sabem de onde ela vem, sabem qual é a empresa que possui essa conta, e o script a ser seguido, ficando aptas para atenderem em nome da sua empresa.

Esse processo é transparente para que está ligando, afinal, está falando realmente com um representante da sua empresa, pronta para ajudá-lo a resolver um problema, comprar um produto, ou dar seguimento a um atendimento.

Dê adeus aos problemas de atendimento telefônico

Com atendentes virtuais seus problemas de atendimento telefônico são endereçados diretamente. Sempre que o seu telefone tocar, a qualquer hora do dia, algum profissional treinado e capacitado para atender irá receber sua chamada.

Isso evita que a sua empresa tenha custos desnecessários com treinamento e contratação de pessoal, bem como diminui os custos operacionais da sua empresa, tornando sua operação enxuta e mais lucrativa.

E o mais importante. Você pode contar com esse serviço durante todo o ano, não apenas em época de Natal e Ano Novo.

As atendentes virtuais ficam disponíveis, em turnos, 24 horas por dia durante todos os dias do ano e que ajudam a sua empresa a atender 100% das chamadas telefônicas de maneira profissional.

Toda vez que alguém ligar para seus telefones, um profissional estará pronto para atender sua demanda e falar em seu nome.

Quer fazer um teste? Entre em contato com a Prestus e experimente hoje mesmo como é garantir que todas suas chamadas serão atendidas.

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