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A armadilha da agenda lotada em consultórios e clínicas

 

A agenda do seu consultório está lotada. Isso pode ser um bom sinal. Ou será que não? Veja como fugir da armadilha da agenda lotada com uma telefonista virtual

Consultórios e clínicas tem perdido receita com agendamento de consultas e exames. Por um lado, todos nós já passamos pela experiência de tentar agendar uma consulta, sem sucesso.

Muitas vezes, mesmo depois de várias tentativas, nem sequer conseguimos falar com a clínica, já que o atendimento e o agendamento (e muitas outras coisas) ficam por conta de 1 ou 2 secretárias para consultório.

“Pacientes” tem menos paciência, e querem ser tratados como “clientes”, hoje em dia. Se um consultório não tem agenda, passa-se rapidamente para o próximo, principalmente quando se é “particular” (ou está com o livrinho on-line do convênio em mãos).

Por isso, clínicas, laboratórios e médicos não podem ficar à mercê de secretárias para consultório. Precisam ter uma carta na manga: uma telefonista virtual.

Por outro lado, os consultórios e clínicas também perdem receitas e oportunidades. Até as ligações serem atendidas, não se sabe se a consulta é por plano de saúde ou particular, por exemplo.

Quando o seu potencial paciente é uma consulta particular, ele não espera que a consulta seja para daqui a 20 ou 30 dias.

O paciente que paga pela consulta quer ser atendido imediatamente e, por isso quando a clínica não tem agenda, o paciente procura imediatamente por outra opção.

E esse é só o começo. Perdem tempo, pacientes e também faturamento sempre alguém tenta ligar e não é atendido.

Mas esse problema pode ser facilmente contornado, no mundo mais conectado que vivemos. Tudo que o seu consultório precisa é de uma telefonista virtual.

Se toda ligação que sua clínica não pode atender pudesse ser recuperada, você certamente poderia, sendo seletivo, manter sua agenda cheia de pacientes rentáveis.

Uma telefonista virtual pode fazer isso por você, mesmo quando você acredita que os negócios estão bem.

Mas você deve estar pensando que a sua agenda está lotada e, então está tudo certo, não é mesmo?

A agenda cheia pode ser um sinal de que tudo está bem, mas é uma falsa sensação de eficiência, uma vez que nem todos os seus clientes são lucrativos da mesma forma.

Uma ligação não atendida, de um paciente de um convênio pode voltar a ser preenchida, pois são as que “sobram”, mas isto é diferente com os pacientes particulares.

Uma ligação perdida destes pacientes é sinal de que outro profissional provavelmente irá atendê-lo. E já pensou quanto vale 1 paciente particular a mais por dia, no final do mês, ou no final de um ano?

Pode ser justamente o que tornará possível a ampliação de sua clínica ou consultório.

A agenda do seu consultório está cheia? Isso nem sempre pode ser uma coisa boa.

A agenda do seu consultório está cheia? Isso nem sempre pode ser uma coisa boa.

Quando o seu telefone para de dar ocupado tudo muda

A culpa disso tudo não é das secretárias para consultório. Elas não podem estar em 2 lugares ao mesmo tempo.

Quando a sua secretária está ocupada atendendo outras ligações ou ocupadas com outras tarefas inerentes ao seu cargo, ligações importantes podem estar passando desapercebidas.

A telefonista virtual pode ajudar o seu consultório a recuperar essas ligações.

Quando o seu consultório para de perder chamadas, você pode aumentar a sua lucratividade. Aqui estão algumas ações que certamente vão melhorar o desempenho da sua clínica ou consultório:

  • Criar cotas para pacientes de convênios. Assim, você prioriza os pacientes particulares, que são os mais lucrativos e que pagam mais rápido.
  • Melhorar o atendimento de maneira geral. Nem sempre as pessoas querem marcar consultas. Muitas vezes, num primeiro contato, elas podem apenas querer informações sobre localização, especialidades, convênios, coberturas e etc.
  • Atendimento 24 horas. Você pode atender seus pacientes 24 horas por dia, gerando mais oportunidades, com soluções de micro-terceirização.
  • Retenção de pacientes. Quando o seu telefone toca e você não atende, ou quando dá ocupado, o cliente, mesmo que atual, pode optar por ligar para o seu concorrente.

Obviamente, o fato de não perder mais chamadas vai trazer alguns benefícios de curto prazo para a sua clínica, porém os impactos de longo prazo também serão significantes.

Mas, a pergunta que não quer calar é: como isso é possível melhorar este desempenho?

Fazer o telefone de seu consultório ser atendido aumenta a produtividade da sua clínica.

Fazer o telefone de seu consultório ser atendido aumenta a produtividade da sua clínica.

Como parar de perder ligações

Atender 100% das ligações que receber – independente de seu número estar ocupado, ou de suas atendentes não poderem atender – não é impossível. Tudo que você precisa é de uma telefonista virtual.

A sua clínica ou consultório pode contratar um serviço de secretárias compartilhadas. Suas ligações serão atendidas 24 horas por dia, pois serão redirecionadas automaticamente em caso de ocupado, ou quando você não atender.

Ter secretárias compartilhadas para ajudar a equipe local de secretárias para clínica, juntamente com o atendimento 24 horas custa mais barato do que você imagina.

Um exemplo de serviço de micro-terceirização é o Número Mágico. Com ele você ainda evita que sua concorrência atenda o cliente que você não pode atender, com uma telefonista virtual atendendo as ligações que seriam perdidas.

O Número Mágico é um serviço de secretárias compartilhadas que funciona 24h por dia, 7 dias por semana, e permite que sua empresa continue recebendo ligações, mesmo quando sua linha estiver ocupada, quando não puder ser atendida e, quando você já estiver encerrado o expediente.

Atendentes virtuais treinadas podem manter o padrão de atendimento da sua equipe local, e dessa maneira, o atendimento tem tudo do bom e do melhor para um excelente atendimento!

Agora que você já conhece as vantagens das atendentes virtuais, conheça nossos planos e pare de perder ligações para seu concorrente.

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