Dicas para se tornar uma Secretária Virtual e trabalhar de casa

Entenda mais sobre a carreira, mercado e benefícios do serviço de Secretária Virtual.

[caption id="attachment_2962" align="aligncenter" width="700"] Como se tornar uma Secretária Virtual e trabalhar de casa[/caption]

O que é Secretária Virtual?

Antes de mais nada, vale a entender o que significa o serviço de uma Secretária Virtual.

Secretária Virtual é o mesmo que Assistente Virtual, ou seja, são secretárias humanas que trabalham de forma remota e compartilhada, atendendo aos clientes através de ligações ativas ou receptivas.

Além disso, este serviço também realiza tarefas administrativas, como agendamentos, confirmações, lembretes e até mesmo atividades comerciais, inclusive esse atendimento pode funcionar em horário comercial e 24 horas.

Para entender melhor, como dissemos, a Secretária Virtual trabalha de forma compartilhada, ou seja, é um serviço que funciona como uma terceirização do atendimento interno. A sua empresa ou você, como profissional liberal, a contrata para que ela realize todas as ligações e atenda aos seus clientes em nome da sua empresa e de forma personalizada.

O mercado de Secretária Virtual

De acordo com dados recentes da Organização Internacional do Trabalho (OIT), o Brasil apresenta, em 2019, uma taxa de desemprego de mais de 12%.

E o que isso tem a ver com este conteúdo sobre dicas para quem quer se tornar uma secretária virtual e trabalhar de casa? Tudo a ver! O crescimento da profissão de secretária virtual converge com o atual cenário socioeconômico do País.

Há de um lado, pessoas ficando sem emprego e que encontram na profissão de secretária virtual uma nova carreira, do outro lado, cada vez mais empreendedores que saíram de cargos em empresas para investir no seu próprio negócio.

Portanto, temos os empreendedores de pequenos e médios negócios que necessitam do suporte de uma assistente remota e as secretárias virtuais que atendem a uma crescente demanda de mercado.

Uma crise nem sempre é só uma crise! É uma oportunidade de negócio, o chamado empreendedorismo por necessidade!

Sendo assim, o novo empreendedor, em geral, não tem uma grande estrutura para tocar seu negócio e se vê em meio a um grande dilema.

Fazer o atendimento dos poucos e novos clientes, lidar com fornecedores, responder as demandas das redes sociais ou se focar na estratégia para gerar novos negócios. Com essa situação, ele acaba fazendo de tudo um pouco e nada bem feito.

É nesse momento que entra a secretária virtual, uma profissão fundamental para, inclusive, a retomada da economia no País.

Afinal, trabalhando remotamente, a secretária virtual consegue otimizar seus recursos, atendendo mais clientes e o empreendedor consegue pagar um valor acessível justamente por de adequar a este serviço compartilhado.

Certamente, podemos considerar que terceirização do atendimento possui um valor muito abaixo do que seria o investimento em uma funcionária CLT com todos os encargos legais.

Portanto, pagar pela prestação de serviços da secretária virtual, o custo-benefício é considerável.

Quem pode ser uma secretária virtual remota?

Quando falamos nos serviços de uma secretária, é natural e instantâneo que nos venha à cabeça termos como: organização, agilidade e eficiência. Pois bem, é isso mesmo!

Afinal, trabalhar em casa, no conhecido formato home office, requer uma organização que vai além daquela organização do trabalho em uma empresa fora de casa.

Ou seja, são requisitos para ser uma secretária virtual, a organização, a agilidade no atendimento às demandas dos clientes e a eficiência na execução das tarefas.

Com isso, damos algumas dicas fundamentais para quem deseja investir na carreira de secretária virtual.

Dentre elas, estão: investir em cursos especializados na área; atentar ao correto uso da língua portuguesa escrita e falada; treinar a dicção para o atendimento telefônico e também pessoalmente;

Além disso, é fundamental saber precificar seu serviço, ter habilidade para atender a várias chamadas ao mesmo tempo (sim, é possível com a ajuda da tecnologia), saber como proceder no atendimento a chamadas de outros DDD’s e até mesmo de 0800.

Todas essas dicas são mais aprofundadas em outro conteúdo nosso, o “Como se tornar uma Secretária Virtual de sucesso”, e recomendamos fortemente sua leitura.

Quais os benefícios de ser uma secretária virtual trabalhando de casa?

Muitas pessoas podem se questionar sobre os gastos gerados ao trabalhar como secretária virtual em casa, por exemplo, aumento na conta de luz e internet, depreciação dos equipamentos (computadores, impressora, aparelhos de celular).

Sim, tudo isso deve entrar na precificação do serviço, assim como uma grande empresa faz.

E, se por um lado há um aumento de gastos com alguns itens, é preciso fazer a contrabalança, em que pesam benefícios não somente nas finanças, mas, na qualidade de vida.

Atualmente, sabemos que os meios de transporte públicos não só nas grandes cidades, não são dos melhores, assim como o trânsito é bastante complicado.

Em São Paulo, por exemplo, é extremamente comum levar em torno de quatro horas diárias somente de deslocamento na ida e volta da casa para o trabalho.

Quatro horas é o tempo de um período de faculdade, em quatro horas dá para fazer atividade física, cuidar da casa, brincar com as crianças ou apenas não fazer nada para descansar e se recuperar para a próxima jornada.

Ou seja, trabalhando de casa economiza-se com o valor de transporte e com o tempo dispensado para deslocamentos.

Por isso, vale considerar, estando em casa, de certa forma, estamos até mais seguros do que em deslocamentos pelas ruas, já que vivemos tempos difíceis com relação à segurança e saúde.

Dessa forma, tudo isso deve ser colocado no papel. No entanto, também há benefícios em se trabalhar como secretária virtual remotamente que são inegáveis, por exemplo:

• Trabalhar com a carteira de clientes da empresa
• Contar com tecnologia avançada e suporte
• Estar em um ambiente de trabalho onde todos possuem o mesmo foco
• Infraestrutura adequada
• Benefícios e segurança em o trabalho CLT
• Treinamentos e plano de carreira
• Trabalho em equipe, aprendizado e relacionamento

Dicas para trabalhar em casa

Para te auxiliar ainda mais com o trabalho em casa, segue algumas dicas que podem te ajudar a manter a rotina de home office organizada e produtiva para otimizar o atendimento ao cliente.

1 -  Organize seu espaço

Inegavelmente, um ambiente organizado te ajuda a manter ainda mais o foco e no seu serviço. Ali, é o lugar onde o seu campo de visão pode ficar limpo e logo, sua atenção pode ser direcionada somente para a sua tela de trabalho.

2 -  Evite distrações

Quando falamos em atendimento ao cliente, precisamos lembrar que um dos princípios do atendimento personalizado é dar a total atenção a voz e necessidade do consumidor.

Sendo assim, evite distrações que possam desviar a sua atenção. Desligue as notificações do celular, ative o modo silencioso e evite fazer ver redes sociais ou resolver assuntos pessoais durante o seu tempo de trabalho.

3- Organize seu tempo

Além de organizar seu espaço, também é fundamental organizar o seu tempo, ele é uma ferramenta essencial para a produtividade do seu dia.

Nesse sentindo, mesmo trabalhando de casa, estabeleça uma rotina onde você possa ter um horário fixo de trabalho, um horário de almoço e também faça pausas para não se sobrecarregar com as atividades. Imite a mesma rotina que você teria dentro de um escritório ou empresa.

Por fim, para complementar essas dicas, indico um material completo para tornar o seu Home Office mais produtivo:

E ai, o que achou dessas dicas? Já vislumbra uma nova carreira de assistente virtual remota?

A Prestus possui grande expertise no trabalho de secretárias virtuais, acesse nosso site, conheça mais sobre nosso trabalho e leia sempre nossos conteúdos do Blog para ficar a par de tudo que acontece nessa área de atuação.

Espero que tenha gostado!

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Um forte abraço e até o próximo post!